Un buon software per gestire il team di un'agenzia fa tre cose: dà a ogni persona un ruolo con un limite chiaro, tiene il lavoro non finito in stato di bozza e rende difficile pubblicare per sbaglio sull'account sbagliato o all'ora sbagliata. Questa guida ti mostra come impostare tutto questo in un'agenzia da 10 persone, passo dopo passo, con qualunque strumento usi.
TLDR: Definisci quattro ruoli, dai a ogni post uno stato (bozza, in revisione, approvato, programmato), blocca la pubblicazione di tutto ciò che non è approvato e controlla brand e orario su ogni post programmato. Parti con un cliente, poi ripeti.
Passo 1: Dai a ogni persona un solo ruolo
Parti da chi tocca davvero il lavoro.
| Persona | Ruolo | Può | Non può |
|---|---|---|---|
| Account manager | Manager | Approvare, programmare, parlare con il cliente | Modificare la fatturazione |
| Strategist | Manager | Pianificare i calendari, approvare per i suoi clienti | Vedere i brand di altri clienti |
| Designer o copywriter | Creator | Creare bozze, commentare, caricare asset | Pubblicare |
| Freelancer | Creator, un solo brand | Creare bozze per il suo cliente | Vedere qualsiasi altra cosa |
| Cliente | Reviewer | Approvare o commentare il suo brand | Vedere altri clienti |
Aggiungi i ruoli a livello di brand, non solo a livello di account. Trovi il ragionamento in come assegnare i permessi tra i team dei vari brand.
Su Mydrop i ruoli sono Admin, Creator, Approver e Analyst, e la griglia dei permessi imposta Accesso completo, Modifica, Visualizzazione o nessun accesso per post, galleria, profili, automazioni, analytics, inbox e impostazioni. Mappa la tua tabella su quella griglia in una sola sessione, poi mettila alla prova facendo login con ogni ruolo.
Passo 2: Dai a ogni post uno stato
Senza gli stati, le bozze finiscono pubblicate e nessuno sa cosa è definitivo. Usane quattro:
- Bozza: in scrittura o in fase di design.
- In revisione: in attesa dell'ok interno o del cliente.
- Approvato: con l'ok ricevuto, pronto da programmare.
- Programmato: ha una data e un orario.
La regola: si possono programmare solo i post approvati. Se il tuo strumento non lo impone, imponilo con una regola di team e un controllo ogni mattina. I flussi di approvazione di Mydrop trattengono i post finché non sono approvati, e il calendario mostra cosa è programmato e quando.
Passo 3: Evita i post sull'account sbagliato
I post sull'account sbagliato succedono quando il team passa da un brand all'altro tutto il giorno. Tre protezioni:
- Separazione dei brand: ogni cliente vive nel suo workspace, così un login non mostra gli account di tutti i clienti fianco a fianco. I workspace di Mydrop fanno questo.
- Anteprima per piattaforma: chi programma vede il brand, il profilo e come apparirà il post. L'anteprima del post copre questo.
- Un controllo del nome in revisione: chi approva conferma il nome del profilo, non solo il testo.
C'è una guida più approfondita nel nostro post su come evitare di pubblicare sul brand sbagliato.
Passo 4: Evita i post fuori orario
Gli errori fuori orario nascono da due cause: un fuso orario sbagliato e una bozza che finisce programmata nel momento sbagliato. Nei dati di Mydrop, i post pubblicati tra mezzanotte e le 6 del mattino nel fuso orario locale del pubblico hanno reso il 17% sotto la mediana su tutte le piattaforme, e il 36% sotto su Instagram. Uno slot a tarda notte raramente è voluto e raramente funziona.
- Programma nel fuso orario del pubblico, non nel tuo.
- Aggiungi una regola: niente viene programmato tra mezzanotte e le 6 del mattino senza un motivo dichiarato.
- Dai un'occhiata alla vista calendario una volta a settimana per scovare i post fuori posto.
Passo 5: Aggiungi per ultimi inbox condivisa e report
Quando bozze, approvazioni e brand sono a posto, aggiungi gli strati che dipendono da loro: una social inbox condivisa con risposte assegnate e report per i clienti a cadenza regolare. Aggiungerli per primi significa automatizzare il caos.
Errori di setup che causano il primo incidente
- Un unico login condiviso. Perdi chi ha fatto cosa e non puoi rimuovere una persona in sicurezza.
- Freelancer con accesso a tutto l'account. Dagli un brand e nient'altro.
- Nessun responsabile delle connessioni. Quando la persona che ha collegato un profilo se ne va, la connessione può saltare. Nomina un admin come responsabile.
- Saltare il controllo del lunedì. Dieci minuti sul calendario beccano la maggior parte dei post fuori posto.
Cosa guardare quando confronti gli strumenti
| Domanda | Perché conta |
|---|---|
| I ruoli si possono impostare per brand? | Freelancer e clienti devono vedere un solo brand |
| I post non approvati si possono bloccare? | Evita pubblicazioni accidentali |
| I clienti hanno bisogno di un login? | Ogni login è una settimana di inseguimenti |
| Come cresce il costo? | Gli strumenti a postazione diventano cari man mano che si aggiungono revisori |
Controllo prezzi Mydrop, settembre 2026: i piani a pagamento di base degli otto strumenti più spesso confrontati con Mydrop vanno da $6 per canale (Buffer) e $25 al mese (Later) a $99 per utente (Hootsuite) e $79 per postazione (Sprout Social), letti sulle pagine prezzi di ciascun fornitore. Mydrop è gratis per iniziare, poi $19 al mese fissi, non per postazione. Tabella completa nelle pagine di confronto di Mydrop.
Prossimo passo: imposta un cliente con la tabella dei ruoli a cinque persone qui sopra e falla girare per due settimane. Poi porta lo stesso setup al cliente successivo. Puoi provarlo gratis: inizia con Mydrop.
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