Un buen software de gestión de equipos para una agencia hace tres cosas: le da a cada persona un rol con un límite claro, mantiene el trabajo sin terminar en estado de borrador y hace que publicar en la cuenta equivocada o a la hora equivocada sea difícil por accidente. Esta guía te muestra cómo configurarlo en una agencia de 10 personas, paso a paso, con la herramienta que uses.
TLDR: Define cuatro roles, dale a cada publicación un estado (borrador, en revisión, aprobada, programada), bloquea la publicación de todo lo que no esté aprobado y revisa la marca y la hora en cada publicación programada. Configura primero un cliente y luego repite.
Paso 1: Dale a cada persona un solo rol
Empieza por quién toca de verdad el trabajo.
| Persona | Rol | Puede | No puede |
|---|---|---|---|
| Account manager | Manager | Aprobar, programar, hablar con el cliente | Cambiar la facturación |
| Estratega | Manager | Planificar calendarios, aprobar para sus clientes | Ver las marcas de otros clientes |
| Diseñador o copywriter | Creator | Crear borradores, comentar, subir recursos | Publicar |
| Freelancer | Creator, solo una marca | Crear borradores para su cliente | Ver cualquier otra cosa |
| Cliente | Reviewer | Aprobar o comentar en su marca | Ver a otros clientes |
Añade los roles a nivel de marca, no solo a nivel de cuenta. Tienes el razonamiento en cómo asignar permisos entre equipos de marca.
En Mydrop, los roles son Admin, Creator, Approver y Analyst, y la cuadrícula de permisos da acceso Total, Editar, Ver o ninguno a publicaciones, galería, perfiles, automatizaciones, analíticas, inbox y ajustes. Pasa tu tabla a esa cuadrícula de una sentada y pruébala entrando con cada rol.
Paso 2: Dale a cada publicación un estado
Sin estados, los borradores se publican y nadie sabe qué es definitivo. Usa cuatro:
- Borrador: se está escribiendo o diseñando.
- En revisión: espera el visto bueno interno o del cliente.
- Aprobada: con el visto bueno, lista para programar.
- Programada: tiene fecha y hora.
La regla: solo se pueden programar las publicaciones aprobadas. Si tu herramienta no lo impone, impónlo con una norma de equipo y una comprobación cada mañana. Los flujos de aprobación de Mydrop retienen las publicaciones hasta que se aprueban, y el calendario muestra qué está programado y cuándo.
Paso 3: Evita las publicaciones en la cuenta equivocada
Las publicaciones en la cuenta equivocada pasan cuando el equipo salta de una marca a otra todo el día. Tres protecciones:
- Separación por marca: cada cliente vive en su propio espacio de trabajo, así un login no muestra las cuentas de todos los clientes una al lado de otra. Los espacios de trabajo de Mydrop lo hacen.
- Vista previa por plataforma: quien programa ve la marca, el perfil y cómo quedará la publicación. La vista previa de publicación lo cubre.
- Una comprobación del nombre en la revisión: quien aprueba confirma el nombre del perfil, no solo el texto.
Tienes un análisis más a fondo en nuestro post sobre cómo evitar publicar entre marcas.
Paso 4: Evita las publicaciones fuera de horario
Los accidentes fuera de horario vienen de dos causas: una zona horaria equivocada y un borrador que se programa en el momento equivocado. En los datos de Mydrop, las publicaciones entre medianoche y las 6 de la mañana en la hora local de la audiencia rindieron un 17% por debajo de la mediana en todas las plataformas, y un 36% por debajo en Instagram. Un hueco de madrugada rara vez es intencionado y rara vez funciona.
- Programa en la zona horaria de la audiencia, no en la tuya.
- Añade una norma: nada se programa entre medianoche y las 6 de la mañana sin un motivo con nombre y apellidos.
- Echa un vistazo a la vista de calendario una vez por semana para cazar publicaciones sueltas.
Paso 5: Añade el inbox compartido y los informes al final
Cuando los borradores, las aprobaciones y las marcas ya estén limpios, añade las capas que dependen de ellos: un inbox social compartido con respuestas asignadas y informes para clientes con una programación. Añadirlos primero significa automatizar un desastre.
Errores de configuración que provocan el primer incidente
- Un login compartido. Pierdes quién hizo qué y no puedes quitar a una persona con seguridad.
- Freelancers con acceso a toda la cuenta. Dales una marca y nada más.
- Sin responsable de las conexiones. Cuando se va la persona que vinculó un perfil, la conexión puede romperse. Nombra a un admin como responsable.
- Saltarse la revisión del lunes. Diez minutos en el calendario cazan la mayoría de las publicaciones sueltas.
Qué buscar al comparar herramientas
| Pregunta | Por qué importa |
|---|---|
| ¿Se pueden definir roles por marca? | Freelancers y clientes deberían ver solo una marca |
| ¿Se pueden retener las publicaciones sin aprobar? | Evita publicaciones accidentales |
| ¿Los clientes necesitan un login? | Cada login es una semana persiguiéndoles |
| ¿Cómo crece la factura? | Las herramientas por asiento se encarecen según se suman revisores |
Comprobación de precios de Mydrop, septiembre de 2026: los planes de pago de entrada de las ocho herramientas que más se comparan con Mydrop van desde 6 $ por canal (Buffer) y 25 $ al mes (Later) hasta 99 $ por usuario (Hootsuite) y 79 $ por asiento (Sprout Social), según la página de precios de cada proveedor. Mydrop es gratis para empezar y luego 19 $ al mes, precio fijo, no por asiento. Tienes la tabla completa en las páginas de comparación de Mydrop.
Siguiente paso: configura un cliente con la tabla de roles de cinco personas de arriba y ponlo en marcha dos semanas. Después lleva la misma configuración al siguiente cliente. Puedes probarlo gratis: empieza con Mydrop.
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