תוכנה טובה לניהול צוות בסוכנות עושה שלושה דברים: נותנת לכל אחד תפקיד עם גבול ברור, משאירה עבודה שלא הסתיימה במצב טיוטה, והופכת פרסום בחשבון הלא נכון או בשעה הלא נכונה למשהו שקשה לעשות בטעות. המדריך הזה מראה איך מגדירים את זה בסוכנות של 10 אנשים, צעד אחר צעד, בכל כלי שתבחר.
בקצרה: הגדירו ארבעה תפקידים, תנו לכל פוסט סטטוס (טיוטה, בבדיקה, מאושר, מתוזמן), עצרו כל דבר שלא אושר מלהתפרסם, ובדקו את המותג והשעה בכל פוסט מתוזמן. מתחילים עם לקוח אחד, ואז חוזרים על אותה הגדרה.
שלב 1: תנו לכל אחד תפקיד אחד
מתחילים ממי שבאמת נוגע בעבודה.
| אדם | תפקיד | יכול | לא יכול |
|---|---|---|---|
| מנהל לקוח | Manager | לאשר, לתזמן, לדבר עם הלקוח | לשנות חיוב |
| סטרטג | Manager | לתכנן לוחות שנה, לאשר ללקוחות שלו | לראות מותגים של לקוחות אחרים |
| מעצב או קופירייטר | Creator | לנסח טיוטות, להגיב, להעלות נכסים | לפרסם |
| פרילנסר | Creator, מותג אחד בלבד | לנסח טיוטות ללקוח שלו | לראות כל דבר אחר |
| לקוח | Reviewer | לאשר או להגיב על המותג שלו | לראות לקוחות אחרים |
מוסיפים תפקידים ברמת המותג, לא רק ברמת החשבון. הנה איך מקצים הרשאות בין צוותי מותג וההסבר מאחורי זה.
ב-Mydrop התפקידים הם Admin, Creator, Approver ו-Analyst, וטבלת ההרשאות קובעת Full, Edit, View או אין גישה לפוסטים, גלריה, פרופילים, אוטומציות, אנליטיקס, אינבוקס והגדרות. תמפה את הטבלה שלך על הטבלה הזו בישיבה אחת, ואז תבדוק אותה בכניסה עם כל תפקיד.
שלב 2: תנו לכל פוסט סטטוס
בלי סטטוסים, טיוטות מתפרסמות ואף אחד לא יודע מה סופי. תשתמשו בארבעה:
- טיוטה: עדיין נכתב או מעוצב.
- בבדיקה: מחכה לאישור פנימי או של הלקוח.
- מאושר: קיבל אישור, מוכן לתזמון.
- מתוזמן: יש תאריך ושעה.
הכלל: רק פוסטים מאושרים יכולים להיות מתוזמנים. אם הכלי שלך לא אוכף את זה, תאכף את זה עם כלל צוות ובדיקה כל בוקר. תהליכי האישור של Mydrop מחזיקים פוסטים עד שהם מאושרים, והלוח שנה מראה מה מתוזמן ומתי.
שלב 3: עצרו פרסום בחשבון הלא נכון
פרסום בחשבון הלא נכון קורה כשהצוות עובר בין מותגים כל היום. שלוש שמירות:
- הפרדה בין מותגים: כל לקוח יושב בסביבת עבודה משלו, כך שכניסה אחת לא מציגה את החשבונות של כל הלקוחות זה לצד זה. סביבות העבודה של Mydrop עושות את זה.
- תצוגה מקדימה לכל פלטפורמה: מי שמתזמן רואה את המותג, את הפרופיל ואיך הפוסט ייראה. תצוגה מקדימה של פוסט מכסה את זה.
- בדיקת שם בשלב האישור: המאשר מוודא את שם הפרופיל, לא רק את הטקסט.
יש הסבר מעמיק יותר בפוסט שלנו על מניעת פרסום בין מותגים.
שלב 4: עצרו פרסום מחוץ לשעות
תקלות מחוץ לשעות מגיעות משני מקומות: אזור זמן שגוי, וטיוטה שמתוזמנת ברגע הלא נכון. בנתונים של Mydrop, פוסטים שפורסמו בין חצות ל-6 בבוקר בשעון המקומי של הקהל קיבלו 17% פחות מהחציון בכל הפלטפורמות, ו-36% פחות באינסטגרם. חלון לילה הוא כמעט אף פעם לא מכוון, וכמעט אף פעם לא טוב.
- תזמנו באזור הזמן של הקהל, לא שלכם.
- תוסיפו כלל ששום דבר לא מתוזמן בין חצות ל-6 בבוקר בלי סיבה מפורשת.
- תסתכלו על תצוגת לוח השנה פעם בשבוע כדי לתפוס פוסטים תועים.
שלב 5: הוסיפו את האינבוקס המשותף והדוחות אחרונים
אחרי שהטיוטות, האישורים והמותגים מסודרים, מוסיפים את השכבות שתלויות בהם: אינבוקס סושיאל משותף עם תגובות מוקצות, ודוחות ללקוחות לפי לוח זמנים. להוסיף אותם קודם זה לאוטמט בלגן.
טעויות הגדרה שגורמות לתקלה הראשונה
- כניסה אחת משותפת. אתם מאבדים מי עשה מה, ואי אפשר להסיר אדם אחד בבטחה.
- פרילנסרים עם גישה לכל החשבון. תתנו להם מותג אחד ושום דבר אחר.
- אין אחראי על החיבורים. כשהאדם שחיבר פרופיל עוזב, החיבור יכול להישבר. תנו לאדמין להיות האחראי.
- לדלג על בדיקת יום שני. עשר דקות על לוח השנה תופסות את רוב הפוסטים התועים.
מה לבדוק כשמשווים כלים
| שאלה | למה זה חשוב |
|---|---|
| אפשר להגדיר תפקידים לכל מותג? | פרילנסרים ולקוחות צריכים לראות מותג אחד בלבד |
| אפשר לעצור פוסטים שלא אושרו? | מונע פרסום בטעות |
| לקוחות צריכים לפתוח חשבון? | כל חשבון זה שבוע של מרדף |
| איך החשבון גדל? | כלים לפי מושב מתייקרים כשמצטרפים מאשרים |
בדיקת מחירים של Mydrop, ספטמבר 2026: תוכניות הכניסה בתשלום של שמונת הכלים שהכי משווים ל-Mydrop נעות בין 6 דולר לערוץ (Buffer) ו-25 דולר בחודש (Later) לבין 99 דולר למשתמש (Hootsuite) ו-79 דולר למושב (Sprout Social), לפי דפי המחירים של כל ספק. את Mydrop אפשר להתחיל בחינם, ואז 19 דולר בחודש קבוע, לא לפי מושב. הטבלה המלאה בעמודי ההשוואה של Mydrop.
הצעד הבא: הגדירו לקוח אחד עם טבלת חמשת התפקידים שלמעלה ותריצו אותה שבועיים. אחר כך פרסו את אותה הגדרה ללקוח הבא. אפשר לנסות בחינם: מתחילים עם Mydrop.
ביקורת גוגל
ביקורת Trustpilot
Product Hunt comment
