Gute Team-Management-Software für eine Agentur kann drei Dinge: Sie gibt jeder Person eine Rolle mit klaren Grenzen, sie hält unfertige Arbeit im Entwurfsstatus, und sie macht es schwer, aus Versehen im falschen Account oder zur falschen Uhrzeit zu posten. Diese Anleitung zeigt dir Schritt für Schritt, wie du das in einer 10-Personen-Agentur einrichtest, egal welches Tool du nutzt.
TLDR: Definiere vier Rollen, gib jedem Post einen Status (Entwurf, in Prüfung, freigegeben, geplant), halte alles Unfreigegebene vom Veröffentlichen zurück und prüfe bei jedem geplanten Post die Brand und die Uhrzeit. Richte zuerst einen Kunden ein, dann wiederhol das Ganze.
Schritt 1: Gib jeder Person genau eine Rolle
Fang damit an, wer wirklich mit der Arbeit zu tun hat.
| Person | Rolle | Darf | Darf nicht |
|---|---|---|---|
| Account Manager | Manager | Freigeben, planen, mit dem Kunden sprechen | Abrechnung ändern |
| Strateg:in | Manager | Kalender planen, für die eigenen Kunden freigeben | Brands anderer Kunden sehen |
| Designer:in oder Texter:in | Creator | Entwerfen, kommentieren, Assets hochladen | Veröffentlichen |
| Freelancer:in | Creator, nur eine Brand | Für den eigenen Kunden entwerfen | Sonst irgendetwas sehen |
| Kunde | Reviewer | Für die eigene Brand freigeben oder kommentieren | Andere Kunden sehen |
Vergib Rollen auf Brand-Ebene, nicht nur auf Account-Ebene. Warum das sinnvoll ist, liest du in So verteilst du Berechtigungen über Brand-Teams hinweg.
In Mydrop heißen die Rollen Admin, Creator, Approver und Analyst. Das Berechtigungsraster legt für Posts, Galerie, Profile, Automatisierungen, Analytics, Inbox und Einstellungen jeweils fest, ob du Vollzugriff, Bearbeiten, Ansehen oder keinen Zugriff hast. Übertrag deine Tabelle in einem Rutsch auf dieses Raster und teste es dann, indem du dich mit jeder Rolle einloggst.
Schritt 2: Gib jedem Post einen Status
Ohne Status landen Entwürfe in der Veröffentlichung und niemand weiß, was final ist. Nutze vier:
- Entwurf: wird gerade geschrieben oder gestaltet.
- In Prüfung: wartet auf interne oder Kunden-Freigabe.
- Freigegeben: abgesegnet, bereit zur Planung.
- Geplant: hat Datum und Uhrzeit.
Die Regel: Nur freigegebene Posts dürfen geplant werden. Wenn dein Tool das nicht erzwingt, erzwing es mit einer Teamregel und einem Check jeden Morgen. Mydrops Freigabe-Workflows halten Posts zurück, bis sie freigegeben sind, und der Kalender zeigt, was wann geplant ist.
Schritt 3: Verhindere Posts im falschen Account
Posts im falschen Account passieren, wenn dein Team den ganzen Tag zwischen Brands hin- und herwechselt. Drei Schutzmechanismen:
- Brand-Trennung: Jeder Kunde lebt in seinem eigenen Workspace, sodass ein Login nicht alle Kundenaccounts nebeneinander zeigt. Mydrops Workspaces machen genau das.
- Vorschau pro Plattform: Wer plant, sieht die Brand, das Profil und wie der Post aussehen wird. Die Post-Vorschau deckt das ab.
- Ein Namens-Check in der Freigabe: Die freigebende Person bestätigt den Profilnamen, nicht nur den Text.
Eine ausführlichere Anleitung findest du in unserem Post zum Verhindern von Cross-Brand-Posting.
Schritt 4: Verhindere Posts außerhalb der Geschäftszeiten
Unfälle außerhalb der Geschäftszeiten haben zwei Ursachen: eine falsche Zeitzone und ein Entwurf, der im falschen Moment geplant wird. In Mydrops Daten liefen Posts, die zwischen Mitternacht und 6 Uhr in der lokalen Zeit des Publikums veröffentlicht wurden, plattformübergreifend 17 % unter dem Median und auf Instagram 36 % darunter. Ein Slot mitten in der Nacht ist selten Absicht und selten gut.
- Plane in der Zeitzone deines Publikums, nicht in deiner.
- Führ eine Regel ein: Zwischen Mitternacht und 6 Uhr wird nichts geplant, außer es gibt einen genannten Grund.
- Schau dir die Kalenderansicht einmal pro Woche auf verirrte Posts an.
Schritt 5: Ergänze die gemeinsame Inbox und die Reports zum Schluss
Wenn Entwürfe, Freigaben und Brands sauber sind, kommen die Ebenen dazu, die darauf aufbauen: eine gemeinsame Social-Inbox mit zugewiesenen Antworten und Kunden-Reports nach Zeitplan. Wenn du sie zuerst einrichtest, automatisierst du nur ein Chaos.
Setup-Fehler, die zum ersten Vorfall führen
- Ein gemeinsamer Login. Du verlierst die Nachvollziehbarkeit, wer was gemacht hat, und kannst niemanden sauber entfernen.
- Freelancer:innen mit Zugriff auf den ganzen Account. Gib ihnen eine Brand und sonst nichts.
- Kein Owner für Verbindungen. Wenn die Person geht, die ein Profil verknüpft hat, kann die Verbindung brechen. Mach einen Admin zum Owner.
- Den Montags-Check überspringen. Zehn Minuten im Kalender fangen die meisten verirrten Posts ab.
Worauf du beim Tool-Vergleich achten solltest
| Frage | Warum das wichtig ist |
|---|---|
| Lassen sich Rollen pro Brand festlegen? | Freelancer:innen und Kunden sollten nur eine Brand sehen |
| Lassen sich unfreigegebene Posts zurückhalten? | Verhindert versehentliches Veröffentlichen |
| Brauchen Kunden einen Login? | Jeder Login bedeutet eine Woche Nachfragen |
| Wie wächst die Rechnung? | Tools pro Seat werden teuer, sobald Reviewer dazukommen |
Mydrop Preis-Check, September 2026: Die bezahlten Einstiegspläne der acht Tools, die am häufigsten mit Mydrop verglichen werden, reichen von 6 $ pro Kanal (Buffer) und 25 $ pro Monat (Later) bis zu 99 $ pro Nutzer:in (Hootsuite) und 79 $ pro Seat (Sprout Social), laut den Preisseiten der jeweiligen Anbieter. Mydrop ist kostenlos zum Start, danach 19 $ pro Monat pauschal, nicht pro Seat. Die vollständige Tabelle findest du auf Mydrops Vergleichsseiten.
Nächster Schritt: Richte einen Kunden mit der Fünf-Personen-Rollentabelle oben ein und lass es zwei Wochen laufen. Dann rollst du dasselbe Setup beim nächsten Kunden aus. Du kannst es kostenlos testen: Starte mit Mydrop.
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