Ein Campaign-Approval-Workflow funktioniert, wenn der Kunde die Kampagne in Phasen absegnet und nicht 40 Posts auf einmal. Hol dir ein Ja zum Briefing, dann zu einem Beispiel-Post, dann zum Batch, mit einem festen Freigeber, einer Deadline und automatischen Erinnerungen in jeder Phase. Auf dieser Seite findest du die fünf Phasen und was du in jeder automatisierst.
TLDR: Teile die Kampagnen-Freigabe in fünf Phasen auf (Briefing, Beispiel, Batch, Fixieren, Report), gib jeder einen festen Freigeber und eine Deadline, und automatisiere das Versenden, das Zurückhalten und das Erinnern. Die ersten beiden Absegnungen bleiben echte Gespräche.
Mydrop-Daten, September 2026: Bei Posts, die auf Mydrop einen Kundenfreigabeprozess durchlaufen haben, lag der Median der Zeit von der Einreichung bis zur Freigabe bei 6 Stunden, und 66% wurden innerhalb von 24 Stunden freigegeben. Methodik in den Mydrop Social-Media-Benchmarks.
Warum es scheitert, eine ganze Kampagne auf einmal freizugeben
Wenn ein Kunde 40 fertige Posts zum ersten Mal sieht, prüft er nicht die Posts. Er prüft deine Idee, Kommentar für Kommentar. Aus einem „schnellen Okay“ werden so drei Wochen Nachbesserung.
Die Daten oben zeigen: Die Freigabe selbst geht schnell, wenn die Frage klar ist. Langsam sind meist die Posts, bei denen der Kunde das Konzept erst auf der Post-Ebene kennenlernt. Zieh das Konzeptgespräch nach vorne, dann wird das Batch-Review kurz.
Die fünf Phasen, jede mit einem Owner und einer Deadline
| Phase | Was der Kunde freigibt | Wer absegnet | Vorschlag für die Deadline | Automatisieren |
|---|---|---|---|---|
| 1. Briefing | Ziel, Angebot, Zielgruppe, Tonalität, Termine | Kunden-Ansprechpartner | 2 Werktage | Briefing-Link senden, eine Erinnerung |
| 2. Beispiel | Ein Post pro Format (Karussell, Reel, Einzelbild) | Kunden-Ansprechpartner | 1 Werktag | Review-Link, als ausstehend halten |
| 3. Batch | Jeder verbleibende Post | Fester Freigeber, bei Bedarf plus Legal | 2 Werktage | Review-Link, Erinnerungen nach 24 und 48 Stunden |
| 4. Fixieren | Nichts Neues: nur Änderungen seit Phase 3 | Interner Owner | Vor der Planung | Ausstehende Posts können nicht veröffentlicht werden |
| 5. Report | Ergebnisse im Vergleich zum Briefing | Kunden-Ansprechpartner | Nach der Kampagne | Geplanter Report |
Die Deadlines sind Startwerte. Kürze sie für schnelllebige Marken und verlängere sie für regulierte. Wichtig ist nur: Jede Phase hat eine.
Benenne die Freigeber, bevor die Kampagne startet
Die meisten Verzögerungen kommen von einem fehlenden Namen, nicht von einem fehlenden Tool. Schreib vier Rollen ins Kampagnen-Briefing:
- Creator: erstellt den Post.
- Interner Reviewer: prüft Marke und Fakten, bevor der Kunde ihn sieht.
- Kunden-Freigeber: die eine Person, deren Ja zählt.
- Backup-Freigeber: wer absegnet, wenn der Kunden-Freigeber ausfällt.
Wenn drei Leute auf Kundenseite alle „muss geändert werden“ sagen können, leg einen davon als Entscheider fest. Unser Guide zum Aufbau von Freigabe-Rollen für Skalierung behandelt die Multi-Brand-Variante.
Automatisiere bei Kampagnen-Freigaben das Nachfassen, nicht das Urteil
Automatisiere das Nachfassen, nicht das Denken.
- Senden: Jeder Post geht als Review-Link raus. In den Freigaben von Mydrop öffnet der Kunde einen Link pro Post oder gibt direkt über WhatsApp frei, ohne Login.
- Zurückhalten: Ein Post bleibt ausstehend, bis ein Freigeber ihn weiterbewegt. So veröffentlicht nichts auf ein Vielleicht.
- Erinnern: Überfällige und geplante Erinnerungen stupsen den Freigeber an, damit du nicht der menschliche Follow-up-Bot bist. Das komplette Timing steht in So automatisierst du Freigabe-Erinnerungen.
- Feedback lenken: Vorgeschlagene Änderungen landen direkt am Post, so bleibt die Diskussion an einem Ort.
Menschlich bleiben: das Briefing-Gespräch, die Tonalitäts-Entscheidungen beim Beispiel-Post und jeder Kommentar, der genervt klingt. Eine Erinnerung ist okay für „bitte mal anschauen“. Sie ist das falsche Werkzeug für „diese Richtung gefällt mir nicht“.
Begrenze die Feedback-Runden schriftlich
Unbegrenzte Runden sind das, wo die Agentur-Marge verschwindet. Schreib eine Regel ins Scope: zwei Runden pro Phase. Danach wird eine Änderungsanfrage entweder zur bezahlten Änderung oder zur Notiz für die nächste Kampagne.
Bitte darum, Feedback direkt beim Eingang zu sortieren: „muss gefixt werden“ (falsche Fakten, falsches Datum, rechtlich) versus „Präferenz“. Die erste Sorte fixt du sofort, die zweite klärst du in einem kurzen Call, nicht in den Kommentaren.
Was du machst, wenn der Kunde sich nicht meldet
Entscheide das vor der Kampagne, nicht am Tag selbst. Zwei Optionen:
- Nichts veröffentlicht ohne ein Ja. Das ist der sichere Standard für Kundenarbeit.
- Posts mit geringem Risiko veröffentlichen nach einer festgelegten Zeit, aber nur, wenn der Vertrag das schriftlich hergibt.
So oder so eskalierst du in fester Reihenfolge: automatische Erinnerung, dann eine persönliche Nachricht vom Account Manager, dann ein Anruf beim Backup-Freigeber.
Nächster Schritt: Nimm deine nächste Kampagne und schreib die Fünf-Phasen-Tabelle mit echten Namen und Terminen. Schick Phase 1 diese Woche raus. Wenn du Review-Links, Zurückhalten und Erinnerungen an einem Ort willst, starte kostenlos mit Mydrop und lass die Beispiel-Post-Phase darüber laufen.
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