Ajanslar için Sosyal Medya Ekip Yönetimi Yazılımı: Rolleri Kurmak

İyi bir ekip yönetimi yazılımı bir ajansta üç iş yapar: herkese sınırları net bir rol verir, yarım kalan işi taslak olarak tutar ve yanlış hesaba ya da yanlış saatte paylaşım yapmayı farkında olmadan bile zorlaştırır. Bu rehber, hangi aracı kullanırsan kullan, bunları 10 kişilik bir ajansta adım adım nasıl kuracağını gösteriyor.

Özet: Dört rol tanımla, her post'a bir durum ver (taslak, incelemede, onaylandı, planlandı), onaylanmamış hiçbir şeyin yayına çıkmasına izin verme ve planlanan her post'ta markayı ve saati kontrol et. Önce tek bir müşteriyle kur, sonra aynısını tekrarla.

Adım 1: Herkese tek bir rol ver

İşe gerçekten dokunan kişilerle başla.

Kişi	Rol	Yapabilir	Yapamaz
Müşteri yöneticisi	Manager	Onaylar, planlar, müşteriyle görüşür	Faturalandırmayı değiştirir
Stratejist	Manager	Takvimleri planlar, kendi müşterileri için onay verir	Diğer müşterilerin markalarını görür
Tasarımcı veya metin yazarı	Creator	Taslak hazırlar, yorum yapar, dosya yükler	Yayınlar
Freelancer	Creator, yalnızca tek marka	Kendi müşterisi için taslak hazırlar	Başka hiçbir şeyi görür
Müşteri	Reviewer	Kendi markası için onay verir veya yorum yapar	Diğer müşterileri görür

Rolleri yalnızca hesap düzeyinde değil, marka düzeyinde de ekle. Mantığını görmek için marka ekipleri arasında izinlerin nasıl atanacağına göz at.

Mydrop'ta roller Admin, Creator, Approver ve Analyst olarak geçer. İzin tablosu post'lar, galeri, profiller, otomasyonlar, analizler, inbox ve ayarlar için Full, Edit, View ya da erişim yok seçeneklerini belirler. Tablonu tek oturuşta buna göre kur, sonra her rolle giriş yapıp test et.

Adım 2: Her post'a bir durum ver

Durumlar olmadan taslaklar yayına çıkar ve kimse neyin nihai olduğunu bilmez. Dört tanesini kullan:

1. Taslak: yazılıyor veya tasarlanıyor.
2. İncelemede: iç onayı ya da müşteri onayını bekliyor.
3. Onaylandı: onaylandı, planlamaya hazır.
4. Planlandı: bir tarihi ve saati var.

Kural şu: yalnızca onaylanan post'lar planlanabilir. Aracın bunu zorunlu kılmıyorsa, bir ekip kuralıyla ve her sabah yaptığın bir kontrolle sen zorunlu kıl. Mydrop'un onay akışları post'ları onaylanana kadar tutar, takvim ise neyin ne zaman planlandığını gösterir.

Adım 3: Yanlış hesaba paylaşımı durdur

Yanlış hesaba paylaşımlar, ekip gün boyu markalar arasında gidip geldiğinde olur. Üç önlem:

• Marka ayrımı: her müşteri kendi çalışma alanında durur, böylece tek bir giriş tüm müşterilerin hesaplarını yan yana göstermez. Mydrop'un çalışma alanları bunu yapar.
• Platform bazlı önizleme: planlamayı yapan kişi markayı, profili ve post'un nasıl görüneceğini görür. Post önizlemesi bunu kapsar.
• İncelemede bir ad kontrolü: onaylayan kişi yalnızca metni değil, profil adını da doğrular.

Daha ayrıntılı anlatım markalar arası paylaşımı önlemeye dair yazımızda.

Adım 4: Mesai dışı paylaşımları durdur

Mesai dışı kazalar iki sebepten olur: yanlış saat dilimi ve yanlış anda planlanan bir taslak. Mydrop'un verilerinde, hedef kitlenin yerel saatine göre gece yarısı ile sabah 6 arasında yayınlanan post'lar tüm platformlarda medyanın %17 altında, Instagram'da ise %36 altında kaldı. Gece geç bir saat nadiren bilinçlidir ve nadiren iyi sonuç verir.

• Hedef kitlenin saat diliminde planla, kendininkinde değil.
• Gece yarısı ile sabah 6 arasında hiçbir şeyin, belirtilen bir sebep olmadan planlanmayacağına dair bir kural ekle.
• Başıboş post'ları yakalamak için takvim görünümüne haftada bir kez bak.

Adım 5: Ortak inbox'ı ve raporları en son ekle

Taslaklar, onaylar ve markalar temizlendikten sonra bunlara bağlı katmanları ekle: yanıtların atandığı ortak bir sosyal inbox ve belirli bir programa bağlı müşteri raporları. Bunları önce eklersen, bir karmaşayı otomatikleştirmiş olursun.

İlk olaya yol açan kurulum hataları

• Tek ortak giriş. Kimin ne yaptığını kaybedersin ve bir kişiyi güvenle çıkaramazsın.
• Hesap genelinde erişimi olan freelancer'lar. Onlara tek marka ver, başka hiçbir şey verme.
• Bağlantıların sahibi olmaması. Bir profili bağlayan kişi ayrıldığında bağlantı kopabilir. Bir admin'i sahip yap.
• Pazartesi kontrolünü atlamak. Takvimde on dakika, başıboş post'ların çoğunu yakalar.

Araçları karşılaştırırken nelere bakmalı

Soru	Neden önemli
Roller marka bazında ayarlanabiliyor mu?	Freelancer'lar ve müşteriler yalnızca tek bir marka görmeli
Onaylanmamış post'lar tutulabiliyor mu?	Kazara yayınlamayı önler
Müşterilerin giriş yapması gerekiyor mu?	Her giriş, peşinden koşulan bir hafta demek
Fatura nasıl büyüyor?	Onaylayanlar katıldıkça koltuk başına ücret alan araçlar pahalanır

Mydrop fiyat kontrolü, Eylül 2026: Mydrop ile en sık karşılaştırılan sekiz aracın giriş seviyesi ücretli planları, her satıcının fiyat sayfasından okunduğu üzere, kanal başına 6 $ (Buffer) ve ayda 25 $ (Later) ile kullanıcı başına 99 $ (Hootsuite) ve koltuk başına 79 $ (Sprout Social) arasında değişiyor. Mydrop ücretsiz başlar, sonra koltuk başına değil, ayda sabit 19 $ olur. Tam tablo Mydrop'un karşılaştırma sayfalarında.

Sıradaki adım: bir müşteriyi yukarıdaki beş kişilik rol tablosuyla kur ve iki hafta boyunca çalıştır. Sonra aynı kurulumu bir sonraki müşteriye uygula. Ücretsiz deneyebilirsin: Mydrop ile başla.