當你沒辦法在一分鐘內回答這個問題，就該統一帳號權限了：今天誰能發文到這個品牌的帳號？ 如果答案得翻表格、問共用密碼，或傳訊息給已經離職的人，那你早就該動作了。
TLDR： 只要出現這 4 個徵兆之一就該統一：共用登入、貼文發錯品牌、離職交接拖很久、客戶問起誰有權限。用三個角色（檢視者、編輯者、發布者），加上每個品牌一位負責人，每季再檢查一次名單。
四個徵兆，說明「之後再說」已經過期了
只有兩個品牌的時候，權限隨便管也還過得去。大概到五個品牌，就開始不對勁了。以下這些訊號，代表成本已經找上門。
- 有人共用登入。 一個品牌的 Instagram 只有一組密碼，就沒人說得清是誰發的文，而且想移除某個人，就得幫所有人換密碼。
- 貼文發到錯的品牌。 有人登錯帳號，或在下拉選單裡選錯。錯一次是意外，錯兩次就是少了規則。
- 離職交接要花超過十分鐘。 如果外包夥伴走了，你還得回想他碰過哪些帳號，那你手上就沒有權限名單，只有記憶。
- 客戶問你誰能幫他們發文。 如果你誠實的答案是「我查一下」，客戶就對你的流程打了個問號。
出現一個徵兆，值得整理一下。同一季出現兩個，就該馬上統一。
哪些該有彈性，哪些該固定
別硬把每個品牌都套成同一種團隊編制。一家在地餐廳客戶和一個區域零售品牌，牽涉到的人本來就不一樣。要統一的是規則，不是人數。
| 各品牌保持一致 | 各品牌自行決定 |
|---|---|
| 三個角色名稱，以及各自能做什麼 | 誰擔任哪個角色 |
| 帳號怎麼連接（用平台授權，絕不共用密碼） | 連接哪些平台 |
| 每季的權限檢查 | 誰參與檢查 |
| 離職交接清單 | 外包夥伴的結束日期 |
| 每個品牌一位具名負責人 | 誰負責核准貼文 |
左邊那一欄，就是讓稽核變快的原因。如果每個品牌在紙上長得都一樣，你檢查十個品牌的時間，跟以前檢查兩個差不多。
一天就能完成的三層設定
先從角色下手，因為角色是你之後真正會重複用到的東西。
- 檢視者。 看得到行事曆和數據分析。適合想看得到進度的客戶，也適合第一週的新人。
- 編輯者。 可以寫草稿、排程，但貼文沒經過核准不會發出去。團隊大多數人應該放在這一層。
- 發布者。 可以核准和發布。這份名單越短越好，而且要按品牌逐一列出。
每個品牌再加一位負責人：這個人要為權限名單負責。一個品牌沒有負責人，每次異動都會變成爭論。
千萬別用共用密碼連接帳號。 要用各平台自己的授權來連接，這樣移除某個人時，永遠不用去改別人也在用的帳密。
棘手狀況，一次處理好
有三種情況會讓大多數的權限設定破功。先想好怎麼處理。
- 外包夥伴： 給他單一品牌的編輯者角色，並在行事曆上設好結束日期。時間到了就移除，不要預設自動延長。
- 想參與核准的客戶： 不用給他們工具帳號。一個免登入的審稿連結就夠了，他們的權限也不會留在你的永久名單裡。Mydrop 的客戶專區就是這樣運作。
- 過期的連接： 帳號的授權會隨時間失效。在 Mydrop 的發布資料中，最常見的嚴重錯誤就是平台連接過期。把「重新連接檢查」放進每季檢查裡，並參考什麼時候該強制重新驗證了解觸發時機。
每季花 20 分鐘做一次權限檢查
只統一一次不夠，因為一整年都有人進進出出。在行事曆上排一個固定時段，逐一檢查每個品牌：
- 列出所有有發布權限的人。90 天內沒發過文的，移除。
- 列出所有已連接的帳號。出現警告的，重新連接或移除。
- 確認每位編輯者還在這個品牌做事。
- 確認負責人還是對的人。
想檢查得更徹底，這份權限稽核指南裡的跨品牌稽核有更完整的清單。
這週就把角色設定搬進你的工具
寫在文件裡的政策，最後只會被忽略。放在發文工具裡的權限，才會真的被執行。在 Mydrop Workspaces 裡，每個品牌都有自己的空間，角色和留言各自獨立，有 A 品牌權限的人，看不到 B 品牌的東西，除非你把他加進去。實際步驟請看角色設定教學。
下一步： 挑你手上最亂的兩個品牌，寫下今天三個角色分別是誰。如果十分鐘內寫不完，答案就很清楚了，上面這套設定就是解法。準備好落實的時候，免費開始用 Mydrop。
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