「このブランドのプロフィールに、今日誰が投稿できるのか？」。この質問に1分以内で答えられないなら、権限を標準化するタイミングです。答えるのにスプレッドシートや共有パスワード、元従業員への連絡が必要なら、もう手遅れです。
TLDR: 次の4つのサインのどれかに当てはまったら標準化しましょう。ログインの共有、別ブランドへの誤投稿、退職時の手続きの遅れ、クライアントからの「誰がアクセスできるの？」という質問です。3つの役割（閲覧者・編集者・投稿者）と、ブランドごとに1人のオーナーを決めて、四半期ごとにリストを見直します。
「あとで何とかする」が通用しなくなった4つのサイン
ブランドが2つくらいなら、権限がゆるくてもあまり気になりません。それが5つあたりから、気になり始めます。コストが表面化した合図は、次のとおりです。
- 共有ログインが存在する。 あるブランドのInstagramにパスワードが1つしかないと、誰が投稿したかわかりませんし、1人を外すには全員のパスワードを変える必要があります。
- 投稿が別ブランドに届いてしまった。 誰かが間違ったアカウントにログインしたか、ドロップダウンで別のプロフィールを選んでしまったのでしょう。1回なら事故です。2回ならルールがない証拠です。
- 退職時の手続きに10分以上かかる。 フリーランスが辞めるたびに、その人が触れたプロフィールを全部思い出さないといけないなら、それは権限リストではなく記憶です。
- クライアントから「誰が投稿できるの？」と聞かれる。 正直に「確認します」と答えたなら、その瞬間にクライアントは皆さんの運用体制を知ってしまいました。
サインが1つなら、整理する理由になります。同じ四半期に2つ出たなら、今すぐ標準化する理由になります。
柔軟にする部分と、固定する部分
すべてのブランドを同じチーム構成に押し込む必要はありません。地元のレストランと地域の小売ブランドでは、関わる人が違って当然です。標準化するのはルールであって、人数ではありません。
| ブランドをまたいで統一するもの | 各ブランドが決めるもの |
|---|---|
| 3つの役割名と、それぞれができること | 誰が各役割を持つか |
| プロフィールの連携方法（プラットフォームの認可を使い、パスワードは共有しない） | どのプラットフォームを連携するか |
| 四半期ごとの権限レビュー | 誰がレビューに参加するか |
| 退職時のチェックリスト | 業務委託の終了日 |
| ブランドごとに1人のオーナーを指名 | 誰が投稿を承認するか |
左の列が、監査を速くするカギです。書類上すべてのブランドが同じ形なら、以前は2つ確認するのに使っていた時間で、10個チェックできます。
1日で終わる3層の設定
まずは役割から始めましょう。役割こそ、実際に何度も使い回すものだからです。
- 閲覧者。 カレンダーとアナリティクスを見られます。状況を把握したいクライアントや、入ったばかりのジュニアスタッフにぴったりです。
- 編集者。 下書きとスケジュール設定ができますが、承認なしでは投稿は公開されません。チームの大半はここに置くのがおすすめです。
- 投稿者。 承認と公開ができます。このリストは短く保ち、ブランドごとに名前を決めておきましょう。
さらに、ブランドごとにオーナーを1人置きます。権限リストの責任者です。オーナーがいないブランドでは、変更のたびに議論になってしまいます。
プロフィールは絶対に共有パスワードで連携しないでください。 各プラットフォームの認可機能で連携すれば、誰かを外すときに、他の誰かが依存している認証情報を変える必要はありません。
厄介なケースは一度だけ決めておく
権限設定がうまくいかない原因は、たいてい3つの状況にあります。あらかじめ決めておきましょう。
- 業務委託の人： 1つのブランドに対して編集者の役割を渡し、終了日をカレンダーに入れておきます。その日が来たら解除します。自動で延長しないようにしましょう。
- 承認したいクライアント： ツールの席を渡す必要はありません。ログイン不要のレビューリンクで十分ですし、相手のアクセスを恒久的なリストに入れずに済みます。Mydropのクライアントポータルは、この方式で動いています。
- 古い連携： プロフィールの認可は時間とともに切れます。Mydropの投稿データでは、最も多い致命的なエラーがプラットフォーム連携の期限切れでした。四半期レビューに再接続のチェックを組み込み、トリガーについては再認証が必要なタイミングを読んでみてください。
四半期ごとに20分の権限レビューを行う
一度標準化するだけでは足りません。人は1年中入っては辞めていくからです。カレンダーに定期的な枠を確保して、各ブランドをチェックしましょう。
- 投稿者の権限を持つ人を全員リストアップします。90日間投稿していない人は外します。
- 連携中のプロフィールをすべてリストアップします。警告が出ているものは再接続するか削除します。
- 各編集者が今もそのブランドで働いているか確認します。
- オーナーが今も適任か確認します。
もっと詳しく知りたい方は、この権限監査ガイドにあるブランド横断の監査で、より長いチェックリストを確認できます。
今週中に役割をツールに反映しよう
書類に書いただけの方針は、無視されます。投稿に使うツールに設定した役割は、ちゃんと機能します。Mydrop Workspacesなら、ブランドごとに専用のスペースができ、役割とコメントを管理できます。ブランドAの権限を持つ人が、追加しない限りブランドBのものを見ることはありません。具体的な手順は役割設定のウォークスルーをご覧ください。
次のステップ： 一番ごちゃごちゃしているブランドを2つ選んで、今日3つの役割を誰が持っているかを書き出してみましょう。10分でリストが完成しないなら、それが答えです。上の設定が解決策になります。実行に移す準備ができたら、Mydropを無料で始めましょう。
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