デザインとSNSの間で受け渡しが滞る理由は、5つあります。ブリーフが薄い、ファイルサイズが違う、フィードバックが3か所に散らばる、すき間の担当者がいない、締め切りが共有されていない。皆さんのチームはどれに当てはまるか見極めて、1枚の仕様書と2つの締め切りで解決しましょう。 新しいツールを入れなくても、今日から始められます。
TLDR: 2週間、遅れた受け渡しをすべて記録して原因をタグ付けします。次に、1枚の受け渡し仕様書（何を、どこに、いつ、誰が承認するか）と2つの締め切りを決めましょう。ファイルは公開の2営業日前、受け取り確認は4営業時間以内です。
2週間の集計で原因を見つける
シンプルなリストを作りましょう。投稿が遅れたり作り直しになったりするたびに、1行書きます。どの投稿か、何時間ロスしたか、そして理由です。2週間たつとパターンはたいてい見えてきます。しかも、皆さんがよくぼやいている原因とは違うことが多いものです。
| 原因 | どんなふうに現れるか | 解決策 |
|---|---|---|
| 薄いブリーフ | デザインが毎回同じ3つの質問をする | 必須項目入りのブリーフテンプレート |
| 仕様の食い違い | サイズや形式の違いでファイルが戻ってくる | チャネルごとのサイズ一覧を仕様書に記載 |
| 散らばるフィードバック | チャット、メール、コメントにメモが分散 | フィードバックは1か所、担当者も1人 |
| すき間の担当者不在 | ファイルは「完成」なのに公開されない | SNS側に受け取り担当者を明記 |
| 見えない締め切り | デザインが公開日を後から知る | 公開日を両チームで共有 |
多くのチームでは、2つの原因がロス時間の大半を占めています。まずはその2つから直しましょう。
デザイナーが記入する1枚の受け渡し仕様書を作る
この仕様書はプロセス文書ではありません。クリエイティブを依頼する人が記入する、6項目のフォームです。
- 目的とターゲットを1文で。
- チャネルとサイズ。たとえばInstagramフィード 4:5、ストーリーズ 9:16、LinkedIn 1.91:1。
- コピーの状態: 確定、下書き、「デザイン側で提案」のいずれか。
- 公開日時と、その前のレビュー日。
- 承認者、名前を1人。
- 素材リンク: 最終ファイルを保存する場所。
空欄があれば、依頼はスタートしません。このルール1つで、「正方形でも送ってもらえますか」というメッセージのほとんどが消えます。
2つの締め切りで「待ち時間」を見える化する
遅れは人と人のすき間に隠れています。2つの締め切りが、それを表に引き出します。
- 締め切り1：ファイルは公開の2営業日前まで。 これでレビューに1日、修正に1日を確保できます。
- 締め切り2：4営業時間以内に受け取り確認。 SNSチームは「受け取りました、問題ありません」と返信するか、足りないものをリストアップします。
締め切りを逃したときは、個人を責めないでください。仕様書のどの項目が間違っていたかを確認し、その項目を直しましょう。
フィードバックは投稿のすぐそば、1か所に集める
チャット、メール、ファイルへのコメントにフィードバックが分かれると、誰かが必ず間違ったバージョンで作業してしまいます。1か所を選んで、すべてそこに集めましょう。
Mydropのコラボレーションツールなら、役割とコメントを投稿そのものに残せます。承認ワークフローでは、誰が止めているかがひと目でわかります。Mydropのデータでは、クライアント承認に回された投稿の中央値は6時間で、66%が24時間以内に承認されました。承認者が長いスレッドではなく、1つの明確なアイテムを見られるようになると、待ち時間は縮みます。
デザインにCanvaを使っているなら、Canva連携で完成デザインをそのまま投稿に取り込めます。ダウンロードして再アップロードする手間も、そこでミスが起きることもありません。
毎週金曜日に、1つの数字を振り返る
選ぶのは1つ。「デザイン完成」から「公開準備完了」までの時間です。毎週グラフにしましょう。下がっていれば、仕様書が効いています。横ばいなら、集計に戻って見落としていた原因を探しましょう。
ファイル側の問題については、クリエイティブ受け渡しチェックリストに、送る前に確認すべき項目がまとまっています。承認待ちを測るには、承認負債の監査を実行してみてください。
次のステップ: 月曜日から2週間の集計を始めて、今週中に6項目の仕様書を書いておきましょう。そうすれば、次のブリーフからもう使えます。
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