大型活動的交接會出包，是因為每次交的東西都不一樣。把交接文件和負責人固定下來，大部分的延誤就會消失。文件只有一頁：最終檔案、文案、平台、發布日期和審核人。負責人只有兩個：一個負責送，一個負責收。
TLDR： 把三件事標準化：一頁式交接文件、一套檔案命名規則，以及每個素材都有具名的送出人和接收人。欄位空著的交接一律退回，不要用猜的。
想直接複製的清單在這裡：創意交接檢查清單。這篇要談的是量一大就撐不住的狀況：幾十個素材、好幾個品牌、好幾個人。
每個素材都跟著走的一頁式文件
這份文件要能塞進一個螢幕。太長的話，沒人會看。
| 欄位 | 範例 | 什麼情況退回 |
|---|---|---|
| 最終檔案 | 給連結，不要夾檔 | 草稿或「v2_final」 |
| 貼文文案 | 已針對平台寫好 | 缺漏或還是佔位文字 |
| 平台與格式 | IG Reel、TikTok | 沒寫清楚 |
| 發布日期與時間 | 帳號所在地時間 | 只寫「下週」 |
| 審核人 | 一個名字 | 一個團隊帳號 |
| 連結、標籤、alt text | 都附上 | 留給排程的人自己想 |
排程的人不該為了缺一個欄位去追設計師。只要有一個欄位空著，文件就退回，並註明是哪個欄位。
讓檔名自己回答問題
大部分「不見了」的素材，其實是死在檔名上。整個活動用同一套規則，寫在資料夾最上面：
- 格式：活動、日期、平台、版本，例如 spring-0412-ig-reel-v3
- 每個素材只留一個最終版，舊版全部移到封存資料夾
- 不要空格、不要「final」、不要「new」
檔名帶上日期和平台之後，你掃一眼資料夾，就知道哪些還在等。
每份交接兩個負責人，絕對不要一組人
「團隊會接手」的意思，就是沒人會接。每個素材都要指定送出人和接收人。送出人負責把文件補齊，接收人負責在約定時間內確認，例如一個工作天。整個約定就這樣。
同樣的道理，也說明了為什麼審核討論串在混用多種通訊工具時會卡住：沒有人負責下一步。
讓意見跟著素材走
意見散在 email 和聊天室，是重工的第二個來源。把意見集中在素材本身，而且限制只能有一輪整合後的意見。如果設計師收到五個人各自丟來的五則意見，先請審核人合併成一則。
在負責發布的工具裡跑完交接
最好的交接，就是根本不用離開排程工具。在 Mydrop，文案、媒體、平台預覽和審核都在同一則貼文上，客戶還能透過客戶入口直接審核，不用另外登入。中間完全不用重打一次。
如果你想更深入了解設計和社群之間的延誤，可以看怎麼解決設計和社群團隊之間的交接延誤。
活動變大，文件還是要短
規模一大，人就會想：每次出問題就多加一個欄位。忍住。每個活動結束後，先砍掉一個沒人用的欄位，再考慮加新的。
一份長到 15 個欄位的文件，只會被隨便填一填，標準就這樣默默死掉。六個每次都會填完的欄位，勝過十五個偶爾才填完的欄位。每個活動結束後檢視一次文件，讓送出人和接收人一起開個短短的會就好。
先用接下來十個素材試跑
不要一次套用到整個活動。把上面的表格複製下來，為接下來十個素材指定送出人和接收人，只要欄位空著就退回。跑完這十個，算一下有幾份被退回，然後把最常出錯的那個欄位收緊。
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