Привяжите задачи к активам кампании: простая система напоминаний

Чтобы связать задачи по соцсетям с активами кампании, дайте каждой задаче ровно один актив, на который она указывает, вставьте эту ссылку внутрь задачи и называйте и то и другое одинаково. Когда напоминание открывается на том самом черновике, о котором оно, никто не тратит десять минут на поиски по Drive и чатам.

TLDR: Одна задача, один актив, одно название. Прикрепите пост или файл к напоминанию, ставьте дедлайны на проверку по реальным срокам согласования и закрывайте задачу, когда пост выходит.

Сколько стоит задача без актива

Представьте напоминание «Проверить весеннюю акцию». Какой пост? Какая версия? Какой бренд? Вы открываете чат, ищете папку, потом спрашиваете дизайнера. Это и есть разрыв контекста задачи, и он повторяется каждый раз, когда срабатывает напоминание.

За кампанию это накапливается. Если в запуске 30 задач и каждая стоит пять минут поиска, это два с половиной часа на поиски, а не на работу. Цифры условные, но закономерность реальна для любой команды, у которой задач больше пары штук.

Что к какой задаче прикреплять

Большинство задач кампании попадают в один из пяти типов. Подберите каждой актив, на который она должна открываться.

Задача	Прикрепите это	Срок
Написать подпись	Бриф или идею поста	За 3 дня до публикации
Сделать креатив	Черновик поста с медиа	За 3 дня до публикации
Проверка клиентом	Пост в том виде, как он выйдет	За 2 дня до публикации
Внести правки	Тот же пост, с комментариями	За 1 день до публикации
Проверить после публикации	Ссылку на живой пост	На следующий день после публикации

Заметьте: последняя строка указывает на живую ссылку, а не на черновик. После публикации задача меняет объект.

Называйте вещи один раз

Выберите короткий шаблон и используйте его для поста, файла и задачи: brand_campaign_platform_date. Например, acme_spring_ig_0412.

Когда название совпадает везде, поиск работает, а пропавший актив видно с первого взгляда на список. В нашем гайде о том, что проверить, если активы кампании пропали из постов в соцсетях, рассказано, что делать, если что-то всё-таки проскочило.

Ставьте дедлайны по реальным срокам проверки

Команды часто дают клиентам «неделю на проверку», а потом торопят на шестой день. Лучше опирайтесь на реальную цифру. По аккаунтам, подключённым к Mydrop, медианное время от отправки до согласования постов, прошедших проверку клиентом, составило 6 часов, а 66% были согласованы в течение 24 часов.

Так что двухдневное окно на проверку для большинства клиентов щедрое. Ставьте напоминание через 24 часа после отправки и торопите только те, что ещё открыты. Так даты кампании остаются честными, и никого не приходится пилить.

Где Mydrop встраивается в процесс

Напоминания Mydrop живут рядом с работой. Создайте напоминание из поста, профиля или медиафайла, и оно понесёт этот контекст с собой. В контент-календаре видно пост, напоминание стоит рядом, а повторяющиеся задачи вроде еженедельной проверки отчёта повторяются без вашей сборки заново.

Если проверяет клиент, процесс согласования даёт ему сам пост, так что задача и то, что нужно одобрить, в одном клике друг от друга. Для полной настройки повторов посмотрите, как автоматизировать повторяющиеся задачи по контенту с общими напоминаниями.

Наведите порядок после публикации

Старые напоминания это шум, и они прячут те, что важны. Когда пост выходит, закрывайте все задачи, привязанные к нему, или превратите последнюю в задачу «проверить результаты» из таблицы. Списку, где только живая работа, вы будете доверять.

Раз в месяц просматривайте задачи без прикреплённого актива. Каждая из них небольшой баг в вашей системе. Исправьте его: прикрепите актив или удалите задачу.

Проверьте на одной кампании

Возьмите следующую кампанию и распишите её задачи по пяти типам из таблицы. Прикрепите актив к каждой. Используйте шаблон названий. А потом посчитайте, сколько раз кто-то спросит «а где файл для этого?» за всю кампанию.

Если ответ близок к нулю, сделайте это своим правилом по умолчанию. Вы можете начать бесплатно в Mydrop и прикрепить первое напоминание к запланированному посту за пару минут.