Vincule tarefas de redes sociais aos ativos da campanha: um sistema de lembretes simples

Para vincular tarefas de redes sociais aos ativos da campanha, dê a cada tarefa exatamente um ativo para o qual ela aponta, coloque esse link dentro da tarefa e use o mesmo nome para os dois. Quando um lembrete abre direto no rascunho em questão, ninguém perde dez minutos procurando no Drive e no chat.

TLDR: Uma tarefa, um ativo, um nome. Anexe o post ou arquivo ao lembrete, defina prazos de revisão com base nos tempos reais de aprovação e feche a tarefa quando o post for ao ar.

O custo de uma tarefa sem ativo

Imagine um lembrete que diz "Revisar promoção de primavera". Qual post? Qual versão? Qual marca? Você abre o chat, procura na pasta, depois pergunta para o designer. Essa é a lacuna de contexto da tarefa, e ela se repete toda vez que um lembrete toca.

Isso se acumula ao longo de uma campanha. Se um lançamento tem 30 tarefas e cada uma custa cinco minutos de busca, são duas horas e meia procurando, não trabalhando. Os números são ilustrativos, mas o padrão é real para qualquer time com mais do que algumas tarefas.

O que anexar a cada tarefa

A maioria das tarefas de campanha se encaixa em um dos cinco tipos. Combine cada uma com o ativo no qual ela deve abrir.

Tarefa	Anexe isto	Prazo
Escrever legenda	O briefing ou a ideia do post	3 dias antes de publicar
Criar criativo	O post em rascunho com a mídia	3 dias antes de publicar
Revisão do cliente	O post como ele vai aparecer no ar	2 dias antes de publicar
Corrigir feedback	O mesmo post, com os comentários	1 dia antes de publicar
Conferir depois de publicar	O link do post no ar	Um dia após publicar

Repare que a última linha aponta para um link no ar, não para um rascunho. Depois de publicar, a tarefa muda de objeto.

Dê nome às coisas uma vez só

Escolha um padrão curto e use para o post, o arquivo e a tarefa: brand_campaign_platform_date. Por exemplo, acme_spring_ig_0412.

Quando o nome bate em todos os lugares, a busca funciona, e você percebe um ativo faltando só de bater o olho na lista. Nosso guia sobre o que checar quando faltam ativos de campanha nos posts das redes sociais mostra o que fazer quando algum escapa.

Defina prazos com base nos tempos reais de revisão

Os times costumam dar "uma semana para o cliente revisar" e depois cobrar no sexto dia. Use o número real. Nas contas conectadas ao Mydrop, o tempo mediano entre envio e aprovação em posts que passaram pela revisão do cliente foi de 6 horas, e 66% foram aprovados em até 24 horas.

Então uma janela de dois dias de revisão é generosa para a maioria dos clientes. Defina o lembrete para 24 horas após o envio e cobre só os que ainda estiverem abertos. Assim as datas da campanha continuam honestas sem encher todo mundo.

Onde o Mydrop entra no fluxo

Os lembretes do Mydrop ficam junto do trabalho. Crie um lembrete a partir de um post, perfil ou item de mídia, e ele carrega esse contexto com ele. O calendário de conteúdo mostra o post, o lembrete fica ao lado, e tarefas recorrentes como a conferência do relatório semanal se repetem sem você precisar recriá-las.

Se quem revisa é o cliente, o fluxo de aprovação entrega o próprio post para ele, então a tarefa e o que precisa ser aprovado ficam a um clique de distância. Para a configuração recorrente completa, veja como automatizar tarefas de conteúdo recorrentes com lembretes compartilhados.

Faça a limpeza depois que o post for ao ar

Lembretes antigos são ruído, e escondem os que importam. Quando um post é publicado, feche todas as tarefas ligadas a ele, ou transforme a última na tarefa de "conferir resultados" da tabela. Uma lista que só mostra trabalho ativo é uma lista em que você vai confiar.

Uma vez por mês, procure tarefas sem ativo anexado. Cada uma é um pequeno bug no seu sistema. Conserte anexando o ativo ou apagando a tarefa.

Teste em uma campanha

Pegue a sua próxima campanha e escreva as tarefas nos cinco tipos da tabela. Anexe um ativo a cada uma. Use o padrão de nomes. Depois conte quantas vezes alguém pergunta "onde está o arquivo disso?" ao longo da campanha.

Se a resposta for perto de zero, transforme isso no seu padrão. Você pode começar de graça no Mydrop e anexar seu primeiro lembrete a um post agendado em poucos minutos.