チームがオンボーディングのステップを飛ばしてしまうのは、チェックリストに「何をするか」は書いてあっても、「誰が担当するか」「いつまでか」「完了したかをどう確認するか」がないからです。各ステップに担当者を1人、期限を1つ、完了の証拠を1つ設定するだけで、漏れはぐっと減ります。 あわせて順番も見直しましょう。順番を間違えると、気づかないうちに遅れが生まれます。
TLDR: 直近のオンボーディングを振り返り、遅れたステップや飛ばされたステップを洗い出しましょう。それぞれに担当者・期限・証拠・正しい順番のどれが欠けていたかを確認します。直すべきはチェックリストであって、人ではありません。Mydropのワークスペースとブランド設定なら、クライアントごとのアクセス権と承認者を1か所にまとめられます。
ステップが飛ばされる理由
飛ばされるステップのほとんどは、4つのパターンに分けられます。どのパターンかは、次の表で見分けられます。
| パターン | 何が起きたか | 対策 |
|---|---|---|
| 担当者なし | 「誰か」がログイン情報を聞くことになっていた | ステップごとに担当者を1人決める |
| 期限なし | ステップに締め切りがなかった | すべてのステップに期限を入れる |
| 証拠なし | 完了したかどうか誰にもわからなかった | 「完了」の状態を定義する |
| 順番の誤り | 承認者が決まる前にコンテンツを作り始めていた | 依存関係に沿って順番を組み直す |
直近のオンボーディングを5分で監査する
直近2回のオンボーディングを開いてみましょう。遅れたステップ、飛ばされたステップ、二度手間になったステップをすべて書き出します。それぞれの横に、どのパターンかを書いていきます。
パターンを見つけましょう。漏れの多くが「担当者なし」なら、名前を決めて解決する人の問題です。多くが「順番の誤り」なら、新しい流れを組んで解決する設計の問題です。
担当者・期限・証拠をセットして各ステップを作り直す
ステップを、初めて見る人でも実行できる一文に書き換えましょう。「アクセス権を集める」なら、こうなります。「Mayaが火曜日までに、クライアントへInstagramとFacebookの管理者アクセスを依頼する。両方のアカウントが連携済みと表示されたら完了。」
チームが忘れがちなのが、この証拠の部分です。 ステップが完了するのは、誰かが「終わった」と言ったときではなく、目に見える変化があったときです。
アクセス権と承認者を最初に置く
アクセス権は、そのあとのすべてを止めてしまうステップです。ブランドのログイン情報、広告アカウント、投稿を承認する人は、初日に依頼しておきましょう。
承認者を早めに決めておくと、数週間後の手戻りも防げます。最初の下書きができたときに承認者が決まっていなければ、最初の投稿は待たされてしまいます。
依存関係に沿って順番を組み直す
ステップは、互いに依存する順番に並べましょう。
- アクセス権と承認者
- ブランドのトーンとビジュアルのルール
- コンテンツカレンダー
- 最初の下書きと承認
- 最初の投稿公開
前のステップが必要なものは、すべて後ろに移します。これで、トーンが決まる前に下書きを始めてしまうよくある問題を防げます。
設定は1か所にまとめる
ログイン情報、承認者、ブランドのルールが別々のツールに散らばっていると、ステップを飛ばしやすくなります。Mydropなら、各ブランドが専用のワークスペースに分かれ、アカウント・役割・カレンダーもそれぞれ管理できます。クライアントポータルを使えば、クライアントはログインを作らずに承認できます。新しいメンバーはワークスペースを開くだけで、何が設定済みで何が未設定かがひと目でわかります。
今週、チェックリストを1つ作り直す
いちばんよく行うオンボーディングを選びましょう。すべてのステップに担当者・期限・証拠を加えます。アクセス権と承認者を先頭に移します。そのうえでこちらのクライアントオンボーディング設定監査と照らし合わせて、見落としがないか確認しましょう。次のオンボーディングは、新しいバージョンで進めてください。
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