クリエイティブの保存を一気に改善する近道は、命名ルールを1つに決めること、3階層のフォルダ構成にすること、そして年に一度アーカイブすることです。新しいチームメンバーが投稿画像の最終版を30秒で見つけられないなら、ボトルネックは皆さんではなく、保存の仕組みにあります。
TLDR: ブランド、キャンペーン、プラットフォームの順に整理しましょう。すべてのファイルは「ブランド_キャンペーン_フォーマット_バージョン_日付」で命名します。作業フォルダには最終承認済みのファイルだけを置き、それ以外は四半期ごとにアーカイブ。そして、スケジュールした各投稿を、使うファイルそのものにリンクさせましょう。
保存が毎日の負担になる理由
チームがファイルを失うことは、ほとんどありません。失っているのは時間です。原因はバージョンの取り違え。デザイナーが4サイズを書き出し、誰かが2つ目を編集し、3か月後にはどれが実際に使われたのか誰もわからない。コストは保存料金ではありません。「これ、最終版で合ってる？」と確認する、その一分一秒の積み重ねです。
皆さんのチームでも、ざっくり数値化できます。5人に、1週間で何回ファイルを探したかを記録してもらいましょう。回数×分数×人数で計算します。ほとんどのチームが、その多さに驚きます。
3階層のフォルダ構成
階層は浅く保ちましょう。深すぎるツリーは、誰にも使われなくなります。
- ブランド。 ブランドごとに最上位フォルダを1つ。
- キャンペーンまたは月。 「2026-Q4-Winter-Sale」、常時配信のコンテンツなら月単位で。
- プラットフォームとフォーマット。 「Instagram-Reel」「LinkedIn-Carousel」など。
さらに、各ブランドの最上位に固定フォルダを2つ用意します。Brand-Kit（ロゴ、フォント、カラー）とApproved-Evergreen（いつでも再利用してよいアセット）です。
命名ルールは1つだけ
パターンを決めて、チェックリストで徹底しましょう。
ブランド_キャンペーン_フォーマット_v##_YYYYMMDD
たとえば northwind_winter-sale_reel-9x16_v03_20261015 です。
| 項目 | ルール |
|---|---|
| ブランド | 小文字、1単語 |
| キャンペーン | ハイフン区切り、スペースなし |
| フォーマット | 形状と比率（reel-9x16 など） |
| バージョン | v01、v02。「final」「final2」は禁止 |
| 日付 | 年、月、日 |
「final」という言葉は使わないでください。ファイルが最終版になるのは、承認済みフォルダに入ったときです。名前に書いたときではありません。
ホット・ウォーム・コールドで分ける
すべてのファイルに同じアクセス速度は必要ありません。
- ホット： 今四半期のキャンペーンとブランドキット。全員が使う共有ドライブに置きます。
- ウォーム： 前年の最終版。再利用と証拠のために保管し、読み取り専用にします。
- コールド： 下書き、却下されたバージョン、素材データ。キャンペーン終了時にアーカイブへ移し、取り決めた期間後に削除します。
アーカイブの日付は、ドライブがいっぱいになってからではなく、キャンペーン開始時に決めましょう。私たちの経験では、キャンペーン終了に紐づけたアーカイブだけが、確実に実行されます。
投稿にファイルをリンクする（逆ではなく）
つまずきが起きるのは、保存からスケジュールへと引き継ぐ場面です。誰かがドライブからダウンロードし、編集し、アップロードする。その時点で、元ファイルへのリンクは消えています。
2つの習慣で解決できます。
- 投稿メモに元のパスを貼る。 1行で、フルパスを。
- ファイルではなく投稿を承認する。 レビューする人は、プラットフォームに表示される姿のまま画像を確認しましょう。
MydropはGoogle DriveとCanvaに接続できるので、アセットを投稿に直接取り込み、カレンダーとファイルをすぐそばに置いておけます。投稿プレビューでは、配信前に各プラットフォームでの見え方を確認でき、承認はバラバラのファイルではなく、そのプレビュー上で行えます。
30分でできる保存の整理
まず一度だけ、そして四半期ごとに行いましょう。
- ブランドフォルダと固定フォルダ2つを作る。
- 直近90日分を、正しいキャンペーンフォルダへ移す。
- よく使う20ファイルをパターンに沿ってリネームする。
- 90日より古い下書きは、すべて1つのアーカイブフォルダへ移す。
- 命名ルールを1ページにまとめ、チームの作業場所に貼っておく。
たまった分を1日で全部片づける必要はありません。ルールは新しいファイルに守られていれば十分です。古いファイルは、誰かが触れたときにリネームすればいいのです。
管理の担当者を決める
担当者がいないと、仕組みは1か月ほどで崩れていきます。ブランドごとに1人、承認済みフォルダを毎週チェックする人を決めましょう。所要時間は10分です。担当者が休むときは、バックアップの人が対応します。
これを公開作業に結びつけます。ファイルが正しい名前で承認済みフォルダに入っていなければ、スケジュールはしない。このルール1つで、仕組み全体が健全に保たれます。スケジュールする人こそ、ファイルを必要とする人だからです。
今日、最初のフォルダを作ろう
週にいちばん投稿が多いブランドから始めましょう。3階層を作り、よく使う20ファイルをリネームし、来週の投稿は承認済みフォルダからだけスケジュールします。チームがその速さを実感すれば、他のブランドからも同じ運用を求める声が上がるはずです。そうした投稿は無料のMydropアカウントで計画でき、ファイルはDriveやCanvaから取り込めます。
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