Die Ablage für deine Creatives bringst du am schnellsten mit drei Dingen in Ordnung: einer Namensregel, einem Ordnerbaum mit drei Ebenen und einem jährlichen Archiv. Wenn ein neues Teammitglied die finale Version eines Post-Bildes nicht in 30 Sekunden findet, ist deine Ablage der Flaschenhals, nicht dein Team.
TLDR: Sortiere nach Marke, dann nach Kampagne, dann nach Plattform. Benenne jede Datei nach dem Muster marke_kampagne_format_version_datum. Im Live-Ordner liegen nur finale, freigegebene Dateien, der Rest wandert jedes Quartal ins Archiv. Und jeder geplante Post ist mit genau der Datei verknüpft, die er nutzt.
Warum die Ablage zur täglichen Belastung wird
Teams verlieren selten Dateien. Sie verlieren Zeit an die falsche Version. Eine Designerin exportiert vier Größen, jemand bearbeitet die zweite, und drei Monate später weiß keiner mehr, welche gelaufen ist. Die Kosten sind nicht die Speicherrechnung. Es ist jede Minute, in der jemand fragt: „Ist das die finale Version?“
Für dein Team kannst du das grob beziffern. Lass fünf Leute eine Woche lang mitzählen, wie oft sie nach einer Datei suchen. Multipliziere die Minuten mit der Anzahl der Leute. Die meisten Teams sind überrascht.
Ein Ordnerbaum mit drei Ebenen
Halte ihn flach. Tiefe Bäume werden einfach ignoriert.
- Marke. Ein Hauptordner pro Marke.
- Kampagne oder Monat. „2026-Q4-Winter-Sale“, oder ein Monat für Always-on-Content.
- Plattform und Format. „Instagram-Reel“, „LinkedIn-Karussell“.
Ganz oben in jeder Marke kommen zwei feste Ordner dazu: Brand-Kit (Logos, Schriften, Farben) und Approved-Evergreen (Assets, die du jederzeit wiederverwenden kannst).
Eine Namensregel
Leg ein Muster fest und setz es mit einer Checkliste durch:
marke_kampagne_format_v##_YYYYMMDD
Zum Beispiel: northwind_winter-sale_reel-9x16_v03_20261015.
| Teil | Regel |
|---|---|
| Marke | Kleinbuchstaben, ein Wort |
| Kampagne | Bindestriche, keine Leerzeichen |
| Format | Form und Seitenverhältnis, etwa reel-9x16 |
| Version | v01, v02, niemals „final“ oder „final2“ |
| Datum | Jahr, Monat, Tag |
Das Wort „final“ ist verboten. Eine Datei ist final, wenn sie im freigegebenen Ordner liegt, nicht wenn jemand es in den Namen schreibt.
Heiße, warme und kalte Dateien
Nicht jede Datei braucht gleich schnellen Zugriff.
- Heiß: die Kampagnen des laufenden Quartals und das Brand-Kit. Liegen im gemeinsamen Laufwerk, das alle nutzen.
- Warm: die Finals vom letzten Jahr, aufbewahrt zum Wiederverwenden und Belegen. Nur lesbar.
- Kalt: Entwürfe, abgelehnte Versionen, Rohmaterial. Wandern bei Kampagnenende ins Archiv und werden nach einer festgelegten Frist gelöscht.
Leg das Archivdatum fest, wenn die Kampagne startet, nicht wenn das Laufwerk voll ist. Aus unserer Erfahrung ist ein Archiv-Schritt, der ans Kampagnenende gekoppelt ist, der einzige, der zuverlässig passiert.
Verknüpfe die Datei mit dem Post, nicht umgekehrt
Die meisten Fehler passieren bei der Übergabe von der Ablage zur Planung. Jemand lädt aus dem Laufwerk herunter, bearbeitet, lädt hoch, und der Link zur Quelldatei ist weg.
Zwei Gewohnheiten lösen das:
- Füg den Quellpfad in die Post-Notizen ein. Eine Zeile, der komplette Pfad.
- Gib den Post frei, nicht die Datei. Wer freigibt, sollte das Bild so sehen, wie es auf der Plattform erscheint.
Mydrop verbindet sich mit Google Drive und Canva. So zieht dein Team das Asset direkt in einen Post und hält Kalender und Datei nah beieinander. Die Post-Vorschau zeigt, wie das Creative auf jeder Plattform aussieht, bevor es rausgeht. Und die Freigaben laufen über diese Vorschau, nicht über eine lose Datei.
Aufräumen in 30 Minuten
Mach das einmal, dann jedes Quartal:
- Leg die Markenordner und die zwei festen Ordner an.
- Verschieb alles aus den letzten 90 Tagen in den passenden Kampagnenordner.
- Benenne die 20 meistgenutzten Dateien nach dem Muster um.
- Verschieb alle Entwürfe, die älter als 90 Tage sind, in einen einzigen Archivordner.
- Schreib die Namensregel auf eine Seite und häng sie dahin, wo dein Team arbeitet.
Du wirst nicht den ganzen Rückstand an einem Tag aufholen, und das musst du auch nicht. Die Regel muss nur für neue Dateien gelten. Alte Dateien werden umbenannt, wenn jemand sie anfasst.
Leg fest, wer das Register führt
Ohne Verantwortliche zerfällt die Struktur nach etwa einem Monat. Bestimme pro Marke eine Person, die den freigegebenen Ordner wöchentlich checkt. Das dauert zehn Minuten. Ist die Person im Urlaub, übernimmt die Vertretung.
Koppel es ans Veröffentlichen: Nichts wird geplant, wenn die Datei nicht im freigegebenen Ordner mit dem richtigen Namen liegt. Diese eine Regel hält das ganze System ehrlich, denn wer plant, braucht die Dateien.
Leg den ersten Ordner heute an
Fang mit der Marke an, die pro Woche die meisten Posts hat. Bau die drei Ebenen, benenne die 20 meistgenutzten Dateien um und plane die Posts der nächsten Woche nur aus dem freigegebenen Ordner. Wenn das Team merkt, wie viel schneller es geht, fragen die anderen Marken von selbst nach. Diese Posts kannst du in einem kostenlosen Mydrop-Account planen, mit Dateien direkt aus Drive oder Canva.
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