Il modo più veloce per sistemare l'archiviazione dei creative è una regola di naming, un albero di cartelle a tre livelli e un archivio annuale. Se un nuovo collega non riesce a trovare la versione finale dell'immagine di un post in 30 secondi, il collo di bottiglia è il tuo archivio, non le persone.
TLDR: Organizza per brand, poi per campagna, poi per piattaforma. Dai a ogni file il nome brand_campagna_formato_versione_data. Tieni nella cartella attiva solo i file finali approvati, archivia il resto ogni trimestre e collega ogni post programmato al file esatto che usa.
Perché l'archivio diventa una tassa quotidiana
Raramente i team perdono i file. Perdono tempo dietro alla versione sbagliata. Un designer esporta quattro formati, qualcuno modifica il secondo, e tre mesi dopo nessuno sa quale è andato online. Il costo non è la bolletta dello storage. È ogni minuto passato a chiedersi "è questa la versione finale?".
Puoi dare un numero indicativo per il tuo team. Chiedi a cinque persone di segnare quante volte in una settimana vanno a caccia di un file. Moltiplica per i minuti e per il numero di persone. Quasi tutti restano sorpresi.
Un albero di cartelle a tre livelli
Tienilo piatto. Gli alberi troppo profondi vengono ignorati.
- Brand. Una cartella principale per ogni brand.
- Campagna o mese. "2026-Q4-Winter-Sale", o un mese per i contenuti sempre attivi.
- Piattaforma e formato. "Instagram-Reel", "LinkedIn-Carousel".
Aggiungi due cartelle fisse in cima a ogni brand: Brand-Kit (loghi, font, colori) e Approved-Evergreen (asset riutilizzabili in qualsiasi momento).
Una sola regola di naming
Scegli uno schema e fai rispettarlo con una checklist:
brand_campagna_formato_v##_AAAAMMGG
Per esempio: northwind_winter-sale_reel-9x16_v03_20261015.
| Parte | Regola |
|---|---|
| Brand | Minuscolo, una parola |
| Campagna | Trattini, niente spazi |
| Formato | Forma e proporzione, tipo reel-9x16 |
| Versione | v01, v02, mai "final" o "final2" |
| Data | Anno, mese, giorno |
La parola "final" è vietata. Un file è finale quando sta nella cartella degli approvati, non quando qualcuno lo scrive nel nome.
File hot, warm e cold
Non tutti i file hanno bisogno della stessa velocità di accesso.
- Hot: le campagne del trimestre in corso e il brand kit. Vivono nel drive condiviso che usano tutti.
- Warm: i finali dell'anno scorso, tenuti per riuso e come prova. In sola lettura.
- Cold: bozze, versioni scartate, girato grezzo. Sposta in archivio alla chiusura della campagna e cancella dopo un periodo concordato.
Fissa la data di archiviazione quando parte la campagna, non quando il drive è pieno. Per la nostra esperienza, un passaggio di archiviazione legato alla chiusura della campagna è l'unico che viene fatto davvero.
Collega il file al post, non il contrario
La maggior parte degli errori succede nel passaggio dall'archivio allo scheduling. Qualcuno scarica dal drive, modifica, ricarica, e il collegamento al file sorgente va perso.
Due abitudini risolvono il problema:
- Incolla il percorso del sorgente nelle note del post. Una riga, il percorso completo.
- Approva il post, non il file. Chi rivede deve vedere l'immagine come apparirà sulla piattaforma.
Mydrop si collega a Google Drive e Canva, così il team può prendere l'asset e metterlo direttamente in un post, tenendo il calendario e il file vicini. L'anteprima del post mostra come apparirà il creative su ogni piattaforma prima di andare online, e le approvazioni si fanno su quell'anteprima, non su un file sparso.
Una pulizia dell'archivio in 30 minuti
Fallo una volta, poi ogni trimestre:
- Crea le cartelle dei brand e le due cartelle fisse.
- Sposta tutto quello degli ultimi 90 giorni nella cartella campagna giusta.
- Rinomina i 20 file più usati con lo schema.
- Sposta tutte le bozze più vecchie di 90 giorni in un'unica cartella di archivio.
- Scrivi la regola di naming su una pagina e appendila dove lavora il team.
Non sistemerai tutto l'arretrato in un giorno, e non ti serve. La regola deve valere solo per i file nuovi. I file vecchi si rinominano quando qualcuno ci mette mano.
Decidi chi è responsabile del registro
Senza un responsabile, la struttura si sgretola in circa un mese. Scegli una persona per brand che controlli la cartella degli approvati ogni settimana. Ci vogliono dieci minuti. Se il responsabile è in ferie, lo fa il backup.
Legalizzalo alla pubblicazione: niente va in programmazione se il suo file non è nella cartella degli approvati con il nome giusto. Quella sola regola tiene onesto tutto il sistema, perché chi programma è anche chi ha bisogno dei file.
Fai la prima cartella oggi
Parti dal brand che pubblica più post a settimana. Crea i tre livelli, rinomina i suoi 20 file più usati e programma i post della prossima settimana solo dalla cartella degli approvati. Quando il team vede quanto è più veloce, gli altri brand chiederanno la stessa cosa. Puoi pianificare quei post in un account Mydrop gratuito, con i file presi da Drive o Canva.
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