Beim Agentur-Onboarding hakt es selten an der Strategie. Es hakt an vier Setup-Lücken: Zugänge, Assets, freigebende Personen und eine Verbindung, die niemand getestet hat. Prüf alle vier in der ersten Woche, dann geht der erste Post pünktlich raus.
TLDR: Mach 12 Ja/Nein-Checks zu Zugängen, Assets, Freigaben und Abläufen, bevor du auch nur eine Caption schreibst. Jedes "Nein" ist ein Blocker mit einer zuständigen Person und einem Datum. Teste die Plattform-Verbindung mit einem echten Entwurf, denn eine abgelaufene oder falsche Verbindung ist der häufigste harte Fehler, den wir sehen.
Die 12 Checks, in der Reihenfolge, in der sie dich ausbremsen
| Bereich | Check | Zuständig |
|---|---|---|
| Zugänge | 1. Du hast Admin-Zugriff auf jedes Profil, erteilt über den eigenen Connect-Flow der Plattform, nicht über ein geteiltes Passwort | Kunde |
| Zugänge | 2. Jedes Profil hat den richtigen Kontotyp (zum Beispiel ein Instagram-Business-Konto, das mit seiner Facebook-Seite verknüpft ist) | Du |
| Zugänge | 3. Ein Testpost oder Entwurf wurde verbunden und für jede Plattform eingeplant | Du |
| Assets | 4. Logo-Dateien, Markenfarben und Schriften liegen an einem Ort | Kunde |
| Assets | 5. Ein gemeinsamer Ordner für Fotos und Videos existiert, und der Kunde weiß, dass er Dateien dort ablegen soll | Kunde |
| Assets | 6. Du hast drei frühere Posts, die der Kunde geliebt hat, und einen, den er gehasst hat | Du |
| Freigaben | 7. Eine benannte Person gibt jeden Post frei, plus eine Vertretung | Kunde |
| Freigaben | 8. Die Bearbeitungszeit ist schriftlich vereinbart, in Stunden | Beide |
| Freigaben | 9. Die freigebende Person hat den Review-Link einmal geöffnet, und er funktioniert ohne Konto | Du |
| Abläufe | 10. Die ersten 2 Wochen an Slots stehen im Kalender | Du |
| Abläufe | 11. Das Reporting-Datum und die Empfänger des Reports stehen fest | Du |
| Abläufe | 12. Der Kunde weiß, wen er bei dringenden Änderungen anschreiben soll | Du |
Zugänge sind der Bremsklotz, also frag am ersten Tag
Bei den meisten Plattformen muss der Kunde die Freigabe selbst erteilen. Das Warten hängt also an seinem Kalender, nicht an deinem. Schick am ersten Tag eine E-Mail mit den genauen Schritten pro Plattform und bitte um einen Screenshot, sobald es erledigt ist.
Check 3 ist wichtiger, als er aussieht. In den Publishing-Daten von Mydrop war der häufigste harte Fehler eine abgelaufene Plattform-Verbindung, und die häufigste Warnung ein abgelehntes YouTube-Custom-Thumbnail, weil der Kanal nicht per Telefon verifiziert war. Beides fällt auf, wenn du in Woche eins einen echten Entwurf einplanst, statt es erst am Launch-Tag zu merken.
Klär die Freigabe-Geschwindigkeit vor dem ersten Post, nicht danach
Verzögerungen nach dem Launch liegen meist bei der freigebenden Person auf Kundenseite. Leg vorab eine Zahl fest. In den Mydrop-Daten zu Posts, die durch die Kundenfreigabe liefen, lag die mediane Zeit von Einreichung bis Freigabe bei 6 Stunden, und 66% wurden innerhalb von 24 Stunden freigegeben. Das ist ein sinnvoller Standard, den du vorschlagen kannst: 24 Stunden, danach gehen Posts automatisch an die Vertretung.
Ein Review-Link ohne Login nimmt die übliche Ausrede weg. Im Client-Portal von Mydrop öffnet der Kunde einen Link, kommentiert oder gibt frei und legt nie ein Konto an. Teste es selbst in einem privaten Browserfenster, das ist Check 9.
Assets: nimm den schnellen Weg
Frag nicht per E-Mail nach Dateien. Frag nach einem gemeinsamen Ordner und importiere dann daraus. Mit den Google-Drive- und Canva-Integrationen von Mydrop ziehst du die Dateien direkt in den Post. So gibt es keinen Download-und-wieder-hochladen-Schritt, den man vergessen kann.
Wenn der Kunde keine Brand-Assets hat, warte nicht. Bau in deiner ersten Woche ein einseitiges Mini-Brand-Kit (zwei Farben, zwei Schriften, eine Logo-Version) und hol dir ein Ja oder Nein.
So sieht ein schleppendes Onboarding meist aus
Das übliche Muster: unterschriebener Vertrag, Kickoff-Call und dann zwei Wochen Funkstille. Die Agentur wartet auf Zugänge. Der Kunde wartet auf einen Content-Plan. Niemand macht etwas falsch, und nichts ist eingeplant. Eine gemeinsame Checkliste mit Zuständigkeiten und Daten löst den Knoten, weil beide Seiten sehen, worauf die andere wartet.
Bewerte das Audit und hak bei der zuständigen Person nach
Zähl die Jas. 12 heißt, du bist bereit. 9 bis 11 heißt, du kannst mit benannten Blockern starten. Unter 9 heißt, versprich kein Launch-Datum. Trag jedes "Nein" in eine gemeinsame Notiz mit zuständiger Person und Datum ein und schick sie dem Kunden bis Tag drei.
Workspaces helfen hier: einer pro Kunde enthält Kalender, Ordner, freigebende Personen und Reports, so liegt der Stand der Checkliste an einem Ort.
Nächster Schritt: Kopier die 12 Checks in ein Doc, schick es deinem nächsten Kunden am ersten Tag und bitte ihn, seine sechs Zeilen vor deinem Kickoff-Call auszufüllen.
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