先自動化內容流程裡最花你重複時間的那一段，而且只在你寫得出五行程式碼般的步驟之後才動手。對大多數團隊來說，順序是先排程和發布，再來是報告，最後才是寫稿。收件和審核這兩段，維持人工最久。
TLDR： 內容流程有五個階段：收件、寫稿、審核、排程、報告。自動化的順序看的是重複勞動，不是看哪個最酷。如果一個階段你寫不成檢查清單，那就還沒準備好自動化。
五個階段，各自的準備度
| 階段 | 會發生什麼事 | 準備好自動化了嗎？ |
|---|---|---|
| 收件 | 想法、brief 和素材進來 | 部分可以：集中收在一個地方，判斷留給人 |
| 寫稿 | 寫文案和各種版本 | 部分可以：AI 產初稿，人來改 |
| 審核 | 有人檢查、核准 | 流程轉交可以，判斷不行 |
| 排程 | 貼文進行事曆、發到各平台 | 可以，排第一 |
| 報告 | 數字送到客戶或老闆手上 | 可以，排第二 |
順序很重要。排程再快，前面收件一團亂，也只是把混亂準時發出去而已。
準備度測試：你寫得出這個階段的檢查清單嗎？
挑一個階段，用十行以內寫出它的步驟。如果你寫得出來，而且沒有半個「看情況」，那就準備好了。
如果你寫不出來，那你還沒準備好自動化它。你準備好的是把它寫下來。
這個測試聽起來很基本。但它能篩掉大多數失敗的自動化專案，因為那些專案自動化的，是一個只存在某人腦袋裡的流程。
先從排程和發布開始
這一段是最安全的第一注。它重複、有規則、也很好檢查：貼文不是準時發出去，就是沒有。
如果你現在還要手動發到 14 個地方，省下的時間非常可觀。用一個內容行事曆就能發到 Instagram、TikTok、LinkedIn、Facebook、YouTube、Pinterest、Threads、X、Google Business Profile、Bluesky、Snapchat、Tumblr、Telegram 和 WordPress，完全不用再切來切去。
大量貼文也該放在這裡。如果一個活動是從同一份試算表生出 30 篇貼文，大量建立能把一個下午縮短成幾分鐘。
報告排第二個自動化
報告是最容易被忘記、然後在月底最後一天趕到爆的那一段。它也是純粹的重複：一樣的指標、一樣的版面，換上新數字。
用白標 PDF 報告定時寄送，客戶每個月同一天都會收到，你連範本都不用開。前兩份自己親眼看過，之後就可以放心交給它。
寫稿階段用 AI，但要留一道人工關卡
AI 文案和貼文靈感最擅長解決空白頁的問題：給你第一版、五個變化版本、一個給 X 用的短版。它比較弱的，是懂你客戶的過去。
安全的做法是 AI 寫、人來核准、然後交給排程。人這關不要跳過。我們的五道關卡指南：自動化發文又不失品質會告訴你關卡該放在哪裡。
現在先別自動化的部分
- 決定要說什麼。 策略是你被付錢來做的事。
- 回覆敏感留言。 簡單的可以用關鍵字觸發自動回，客訴一律留給人。
- 客戶看得到的東西，最後核准一定要人工。 參考什麼時候該自動化客戶審核。
先算時數，再挑工具
動手自動化之前，先算一下。花一週，每次你複製文案、調整圖片尺寸、重新排時段、把數字貼進報告，就記一筆。把分鐘數寫下來。
加起來的總數就是你的基準，而最花時間的那一項，就是你的第一個目標。跳過這一步的團隊，通常會去自動化「有趣的事」，而不是「最貴的事」。
太早自動化會出什麼事
有三種失敗會一再出現。
自動化一個大家沒講好的流程。 兩個人同一個步驟有兩種做法。規則選了其中一種，另一個人就默默繞過它。
自動化之後看不到它怎麼跑。 規則掛了沒人發現，貼文停了，行事曆看起來卻一切正常。確認你看得到發了什麼出去，第一週也親手抽查一下。
一次把整條鏈都自動化。 出事的時候，你根本不知道是哪一段壞的。一次一段，就只有一個地方要看。
一週上線的做法
- 週一： 把排程階段寫成檢查清單。
- 週二： 把這週的貼文全部搬進同一個行事曆，各平台時間設好。
- 週三到週五： 全部透過它發，每次你還是得手動碰一下，就記下來。
- 週五： 把這些手動碰的地方列出來。清單上最長的那一項，就是你下一個要自動化的。
那一週之後，挑一個重複的任務，在自動化功能裡加一條規則，然後跟上一週比一下省了多少小時。
現在就做： 用十行以內寫出你的排程階段。如果寫得出來，這週就用 Mydrop 跑一次，從 app.mydropai.com 免費開始。
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