社群 burnout 很少是某一天突然爆發的。它都是小事一點一滴累積出來的：沒人負責的待處理訊息、同一題回到第九次、一則沒禮貌的留言讓你整個週末都在想。花五分鐘檢查一下收件匣和留言串，就能看出哪一項正在消耗你，不用等到你開始害怕看到通知的那一天。
TLDR： 每週挑一次，掃一遍過去 7 天的留言和訊息，找五個訊號：沒回的待處理訊息、重複問題、充滿火藥味的對話、下班後的回覆，還有只靠一個人撐。每一項打綠、黃、紅，然後這週只處理最紅的那一項。
第 1 分鐘：算一下待處理訊息，還有最久沒回的那則
打開收件匣，記下兩個數字：有多少訊息在等，還有最久的那則放了多久。放了多久比數量更重要。今天進來的十則訊息，是正常的排隊。上週二進來的三則訊息，代表這個收件匣沒人負責。
訂一條你撐得住的界線。很多團隊訂的是「不能超過一個工作天」。超過界線的就標紅。
第 2 分鐘：寫下你回過兩次以上的問題
快速翻一下你這週送出的回覆。只要是出現三次以上的問題就記下來：營業時間、出貨、怎麼取消、某個功能在哪裡。
每一個都是可以刪掉的任務。把它變成存好的回覆、置頂貼文、個人簡介裡的 link，或是一段自動化。這是降低訊息量最快的方法，而且不用忽略任何人。
第 3 分鐘：標出最耗你心力的對話
找出充滿火藥味、一直重複，或情緒很重的對話。數一下有幾則，也記下是誰處理的。如果每一則生氣留言都是同一個人在扛，那這個人正在背一個團隊沒注意到的重量。
每一種類型都先寫好一條簡單規則：冷靜回一次、隱藏、檢舉，或交給別人。事先想好的決定，比當下臨時判斷更不耗你。
第 4 分鐘：看一下回覆實際送出的時間
如果時間戳記顯示晚上 10 點或星期天還在回，那你已經有下班後回覆的習慣了。這習慣一開始是敬業，最後卻變成某人離職的原因。一週發生一次標黃，幾乎天天發生就標紅。
解法是訂一個回覆時段，寫在你的個人簡介或團隊筆記裡，再加上一套不碰收件匣的晚間 routine。
第 5 分鐘：幫這週打分數，挑一個地方改
把五個檢查放進表格，逐一打分數。
| 訊號 | 綠 | 黃 | 紅 |
|---|---|---|---|
| 待處理訊息放了多久 | 不到 1 個工作天 | 1 到 3 天 | 超過 3 天 |
| 重複問題 | 不到 3 種 | 3 到 5 種 | 超過 5 種 |
| 難搞的對話 | 很少，大家分著扛 | 每週一次，只有一人扛 | 每天都有 |
| 下班後回覆 | 沒有 | 一週一次 | 幾乎天天 |
| 你不在時誰接手 | 有指名的代理人 | 有，但沒講好 | 沒有 |
挑最紅的那一行，這週只改這一項。如果三行都紅，先從待處理訊息放了多久開始，因為它也會連帶影響另外兩項。
兩個幾乎每個團隊都有效的做法
刻意分攤工作量。 一個共用社群收件匣，每則訊息都有指派的負責人，比三個人各自盯著自己的通知好太多。Mydrop 的社群收件匣把已連結帳號的留言和訊息集中到同一個地方，還有角色和留言功能，讓你可以連著上下文把整串對話交出去。看 社群收件匣。
讓重複的答案自動化。 觸發詞留言自動化，讓留言裡的關鍵字直接送出標準回覆，這樣第九次遇到同一題，一點力氣都不用花。看 觸發詞。情緒性的或不常見的，還是留給真人處理。
讓檢查保持輕巧，才活得久
要花一小時的檢查，撐不過二月。維持五分鐘，每週同一天，同樣那五行。把分數貼進一份持續更新的筆記，每個月看一下趨勢。連續四週都紅的那一項，是該談人力配置了，不是你個人的問題。
想看給創作者版本的話，請看 每位創作者都需要的 5 分鐘社群健康檢查。想知道忙碌收件匣裡的語氣怎麼走鐘，請讀 社群收件匣分流：避免品牌語氣走鐘。
在打開明天的收件匣之前，先跑第一次檢查
現在就幫今天的收件匣打分數。挑一行紅的或黃的，在旁邊寫下那一個改變，然後把下一次檢查排進行事曆，下週同一時間見。
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