क्लाइंट अप्रूवल ठीक करने का सबसे तेज़ तरीका है, क्लाइंट को किसी चीज़ में लॉगिन करवाना ही बंद कर दें। उन्हें एक लिंक भेजें, हर पोस्ट बिल्कुल वैसी दिखाएं जैसी वह लाइव दिखेगी, और दो ही ऑप्शन दें: अप्रूव करें, या पोस्ट पर ही कमेंट करें।
बस यही पूरा खेल है। नीचे दिए सातों टूल पोस्ट शेड्यूल करने का काम अच्छे से करते हैं।
फ़र्क सिर्फ़ इस बात में है कि वे आपके क्लाइंट से कितना काम करवाते हैं। हमने उन्हें इसी आधार पर रैंक किया है, क्योंकि किसी भी एजेंसी में हर वर्कफ़्लो का सबसे धीमा हिस्सा क्लाइंट ही होता है।
संक्षेप में: ऐसी एजेंसियों के लिए Mydrop सबसे अच्छा अप्रूवल टूल है जिनके क्लाइंट किसी चीज़ में लॉगिन नहीं करना चाहते: बिना लॉगिन वाला client portal, हर पोस्ट से जुड़े कमेंट, और ऐसी पब्लिशिंग जो क्लाइंट के अप्रूव करते ही चल पड़ती है। Gain कॉम्प्लायंस-भारी अकाउंट्स के लिए ठीक है, Planable उन टीमों के लिए जो फ़ीड प्रीव्यू में ही जीती हैं।
एजेंसी के अप्रूवल का चक्कर कहां टूटता है
लगभग हर लेट पोस्ट के पीछे इन तीन गड़बड़ियों में से कोई एक होती है:
- लॉगिन की दीवार। जिस क्लाइंट को Reel देखने के लिए पासवर्ड रीसेट करना पड़े, वह Reel देखेगा ही नहीं। वह बस आपको "looks good" टेक्स्ट कर देगा, और यह कोई मंज़ूरी नहीं होती।
- बिखरा हुआ फ़ीडबैक। कैप्शन का बदलाव WhatsApp में, लोगो वाली बात ईमेल में, और "अरे रुको ज़रा" Slack में पड़ी है। आख़िर में कोई न कोई ग़लत वर्ज़न पब्लिश कर देता है।
- न दिखने वाला स्टेटस। अगर एक नज़र में किसी को पता ही न चले कि क्या अप्रूव है, क्या पेंडिंग है, क्या रिजेक्ट हुआ, तो आपके अकाउंट मैनेजर पूरा दिन बस पीछे-पीछे भागते रह जाते हैं।
असली अप्रूवल टूल इन तीनों को ख़त्म कर देता है: क्लाइंट के लिए एक लिंक, हर पोस्ट के लिए एक थ्रेड, और एक ही स्टेटस जो सबको दिखे।
एजेंसी-क्लाइंट वर्कफ़्लो के लिए 7 सबसे अच्छे सोशल मीडिया अप्रूवल टूल
1. Mydrop: उन क्लाइंट के लिए सबसे अच्छा जो कभी लॉगिन नहीं करते
Mydrop ठीक इसी दिक्कत को हल करने के लिए बना है। आप शेयर किए गए calendar में पोस्ट ड्राफ़्ट करते हैं, क्लाइंट को एक पोर्टल लिंक भेजते हैं, और वे बिना अकाउंट बनाए रिव्यू और अप्रूव कर देते हैं।
एजेंसियों के लिए यह इस वजह से काम करता है:
- बिना लॉगिन वाला client portal। क्लाइंट लिंक खोलता है, हर पोस्ट को प्लैटफ़ॉर्म के हिसाब से सही प्रीव्यू में देखता है, और अप्रूव करता है या बदलाव मांगता है। मीटिंग के बीच फ़ोन से भी यह आराम से चल जाता है।
- पोस्ट से जुड़े कमेंट। "दूसरा लोगो लगाओ" वाली बात उसी पोस्ट से चिपकी रहती है जिससे उसका मतलब है, किसी चैट थ्रेड में दबकर नहीं रह जाती।
- calendar में अप्रूवल स्टेटस। पेंडिंग, अप्रूव्ड, होल्ड पर, बदलाव मांगे गए। आपकी सोमवार की स्टेटस मीटिंग पांच मिनट की एक झलक बन जाती है।
- हर क्लाइंट का अलग workspace। हर क्लाइंट का calendar, पोस्ट और अप्रूवल पूरी तरह अलग रहते हैं, तो एक ब्रैंड की चीज़ दूसरे में लीक नहीं होती।
- पब्लिशिंग भी साथ में। अप्रूव हुई पोस्ट 9 प्लैटफ़ॉर्म पर जाती हैं: Instagram, TikTok, LinkedIn, Facebook, YouTube, Pinterest, Threads, X और Google Business Profile।
Mydrop के साथ शुरू करने का एक मुफ़्त तरीका है, और इसी हफ़्ते एक असली क्लाइंट के साथ पोर्टल आज़माकर देखें।
ध्यान रखें: अगर आपको एंटरप्राइज़ SSO और औपचारिक कानूनी मंज़ूरी का पूरा रिकॉर्ड चाहिए, तो Gain (नीचे देखें) ज़्यादा भारी लेकिन ज़्यादा सुरक्षित विकल्प है।
2. Planable: फ़ीड-स्टाइल प्रीव्यू पर मिलकर काम करने के लिए सबसे अच्छा
Planable की ताक़त इसका रिव्यू वाला हिस्सा है। कंटेंट एक नकली फ़ीड में दिखता है, क्लाइंट सीधे उसी पर कमेंट करते हैं, और अप्रूवल ऑप्शनल, ज़रूरी या मल्टी-लेवल हो सकते हैं।
ध्यान रखें: क्लाइंट को फिर भी Planable के इंटरफ़ेस के अंदर ही काम करना पड़ता है, और जैसे-जैसे आपके क्लाइंट बढ़ते हैं, workspace के हिसाब से कीमत भी चढ़ती जाती है।
3. Gain: कॉम्प्लायंस-भारी अप्रूवल राउंड के लिए सबसे अच्छा
Gain मल्टी-राउंड अप्रूवल को अपने-आप संभालता है: पहले अंदरूनी रिव्यू, फिर लीगल, फिर क्लाइंट, और हर स्टेप पर अपने-आप रिमाइंडर। इसका ऑडिट रिकॉर्ड मज़बूत है, जिसकी रेगुलेटेड इंडस्ट्री (फ़ाइनेंस, हेल्थकेयर, शराब) को सच में ज़रूरत होती है।
ध्यान रखें: जो चीज़ इसे कॉम्प्लायंस के लिए बढ़िया बनाती है, वही पांच लोगों की एजेंसी के लिए, जो lifestyle कंटेंट पोस्ट करती है, इसे भारी बना देती है।
4. Loomly: अप्रूवल स्टेप वाला सबसे अच्छा हल्का-फुल्का शेड्यूलर
Loomly एक आसान शेड्यूलर में सीधा-सा सबमिट, रिव्यू, अप्रूव वाला फ़्लो जोड़ देता है, और साथ में ऑप्टिमाइज़ेशन के सुझाव भी देता रहता है। सहयोग करने वाले क्लाइंट वाली छोटी एजेंसियों के लिए अच्छा है।
ध्यान रखें: रिव्यूअर को Loomly अकाउंट चाहिए, तो कम जवाब देने वाले क्लाइंट के साथ आप फिर उसी लॉगिन की दीवार के पीछे पहुंच जाते हैं।
5. Sendible: white-label रिपोर्टिंग में पहले से जमी एजेंसियों के लिए सबसे अच्छा
Sendible शुरू से आख़िर तक एजेंसी के हिसाब से बना है: क्लाइंट dashboard, अप्रूवल वर्कफ़्लो, white-label ऑप्शन। अगर अप्रूवल और रिपोर्टिंग एक ही करार में रखने हों, तो यह ठीक-ठाक विकल्प है।
ध्यान रखें: रिव्यू का तजुर्बा पहले डेस्कटॉप को ध्यान में रखकर बना है, और फ़ोन पर काम करने वाले क्लाइंट अक्सर अटक जाते हैं।
6. Sprout Social: एंटरप्राइज़ के लिए सबसे अच्छा ऑल-राउंडर
Sprout के अप्रूवल वर्कफ़्लो मज़बूत हैं और बाज़ार के सबसे पूरे प्लैटफ़ॉर्म में से एक के अंदर बैठते हैं: listening, कस्टमर केयर, analytics, सब कुछ।
ध्यान रखें: प्रति-सीट एंटरप्राइज़ कीमत। 20 से कम लोगों वाली ज़्यादातर एजेंसियां ऐसी बहुत-सी चीज़ों के पैसे देंगी जिन्हें वे कभी छूती तक नहीं।
7. Hootsuite: जब क्लाइंट के अप्रूवल से ज़्यादा अंदरूनी अप्रूवल मायने रखते हों
Hootsuite का परमिशन सिस्टम अंदरूनी सिलसिले अच्छे से संभालता है (जूनियर ड्राफ़्ट करता है, सीनियर अप्रूव करता है)। बाहरी क्लाइंट रिव्यू मुमकिन है, पर यह कभी इस प्रोडक्ट का असली केंद्र रहा ही नहीं।
ध्यान रखें: क्लाइंट को सीट चाहिए, और सीट के असली पैसे लगते हैं।
झटपट तुलना
| टूल | क्लाइंट लॉगिन ज़रूरी? | फ़ीडबैक पोस्ट से जुड़ा? | किसके लिए सबसे अच्छा |
|---|---|---|---|
| Mydrop | नहीं | हां | ऐसे क्लाइंट वाली एजेंसियां जो नया सॉफ़्टवेयर छूती तक नहीं |
| Planable | हां (गेस्ट एक्सेस) | हां | फ़ीड-स्टाइल प्रीव्यू में रिव्यू करने वाली टीमें |
| Gain | हां | हां | रेगुलेटेड, मल्टी-राउंड कॉम्प्लायंस अप्रूवल |
| Loomly | हां | हां | सहयोग करने वाले क्लाइंट वाली छोटी एजेंसियां |
| Sendible | हां | कुछ हद तक | white-label रिपोर्टिंग के साथ अप्रूवल |
| Sprout Social | हां | हां | बड़े बजट वाली एंटरप्राइज़ टीमें |
| Hootsuite | हां | कुछ हद तक | अंदरूनी अप्रूवल के सिलसिले |
अगर आप पहले शेड्यूलर चुनना चाहते हैं और अप्रूवल को बाकी कई फ़ीचर में से एक की तरह लेना चाहते हैं, तो हमने उस कैटेगरी की तुलना अलग से बिल्ट-इन अप्रूवल वर्कफ़्लो वाले शेड्यूलिंग टूल में की है।
वह अप्रूवल वर्कफ़्लो जो असली क्लाइंट के साथ भी टिकता है
आप कोई भी टूल चुनें, हर क्लाइंट के लिए यह लूप चलाएं:
- एक-एक पोस्ट नहीं, पूरा बैच ड्राफ़्ट करें। क्लाइंट तब तेज़ी से अप्रूव करते हैं जब वे एक ही बार में पूरा हफ़्ता या महीना रिव्यू करते हैं। एक शेयर किया गया content calendar पूरे बैच को सामने रख देता है।
- पहले अंदरूनी गेट। अकाउंट मैनेजर क्लाइंट को ड्राफ़्ट दिखाने से पहले ब्रैंड, टोन और प्लैटफ़ॉर्म की फ़िट जांच लेता है। क्लाइंट को रणनीति की गड़बड़ी पकड़नी चाहिए, टाइपो नहीं।
- क्लाइंट को एक ही लिंक। न कोई अटैचमेंट, न PDF, न स्क्रीनशॉट। "फ़ीड में यह कैसी दिखेगी?" सवाल उठने से पहले ही लाइव प्रीव्यू उसका जवाब दे देते हैं।
- सारा फ़ीडबैक पोस्ट पर। Slack, ईमेल और वॉइस नोट में पोस्ट का फ़ीडबैक बंद करें। अगर बात कंटेंट की है, तो वह पोस्ट के कमेंट थ्रेड में ही जाएगी। सिर्फ़ यही एक नियम "अरे, यह तो हमने ठीक कर लिया था" वाली ज़्यादातर उलझनें ख़त्म कर देता है।
- अप्रूव्ड यानी शेड्यूल्ड। अप्रूवल के साथ ही पोस्ट सीधे पब्लिशिंग क्यू में चली जानी चाहिए, बिना दोबारा हाथ से डाले। दोबारा डालने में ही ग़लत वर्ज़न पब्लिश होते हैं।
लूप को ईमानदार रखने के लिए दो नियम:
- करार में एक response SLA तय करें। कुछ ऐसा कि "48 घंटे तक कोई जवाब न आए तो पोस्ट को एक आख़िरी याद दिलाने के लिए तैयार माना जाएगा"। हां के बिना आप अपने-आप पब्लिश तो नहीं कर सकते, पर रिमाइंडर भेजने में झिझकना बंद कर सकते हैं।
- सबसे मुश्किल क्लाइंट के साथ पहले पायलट करें। अगर नया वर्कफ़्लो उस इंसान को ठीक कर देता है जो कभी ईमेल का जवाब नहीं देता, तो बाकी सारे क्लाइंट आसान हैं।
अपने सबसे मुश्किल-से-पकड़ में आने वाले क्लाइंट से शुरू करें
वह एक क्लाइंट चुनें जिसका अप्रूवल हमेशा लेट आता है। इसी हफ़्ते सिर्फ़ उसी को बिना लॉगिन वाले रिव्यू फ़्लो में लाएं, फिर "रिव्यू के लिए भेजा" से "अप्रूव्ड" तक का समय पिछले महीने के मुकाबले नापें।
हमारे तजुर्बे में एजेंसियां सबसे ज़्यादा billable घंटे इसी फ़ासले में गंवाती हैं, और इसी को पाटना सबसे सस्ता भी है। Mydrop शुरू करना मुफ़्त है: एक workspace सेट करें, एक पोर्टल लिंक भेजें, और जिस इंसान के साथ काम करना सबसे मुश्किल है, उसी से यह बात साबित करवाएं। अगर आप कई क्लाइंट संभालते हैं, तो एजेंसी सेटअप दिखाता है कि workspace, अप्रूवल और report कैसे एक-दूसरे में फ़िट होते हैं।
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