Social media assets centraliseer je niet door ze te verhuizen, maar door elk bestand te laten staan waar het staat en al die plekken te koppelen aan de ene plek waar je publiceert. Je hebt drie dingen nodig: een bronnenkaart, één regel voor wat als definitief geldt en één naampatroon. Een migratieweekend is niet nodig.
Kort gezegd: Kopieer je bibliotheek niet naar een nieuwe map. Schrijf op waar je assets staan (30 minuten), kies per type één bron van waarheid, koppel Google Drive en Canva aan je publicatiewachtrij en gebruik één patroon voor bestandsnamen. Een team regelt dit in een middag.
Waarom een grote migratie mislukt
Het standaardplan is: alles in één hoofdmap trekken. Binnen een maand loopt dat vast. Ontwerpers blijven in Canva werken, de fotograaf blijft links sturen en de klant mailt gewoon weer een logo. Na een paar weken heb je de hoofdmap én alle oude plekken, en juist de "centrale" kopie is verouderd.
Centraliseren betekent één voordeur, niet één opslagdoos. Iedereen mag blijven werken waar hij wil, zolang de publicatieflow maar uit bekende plekken put.
Stap 1: Zet op een rij waar je assets nu staan (30 minuten)
Noteer elke plek waar een bestand voor een post vandaan kan komen. De meeste teams komen uit op zes of zeven.
| Bron | Typische inhoud | Wat je doet |
|---|---|---|
| Canva | Afgewerkte ontwerpen, templates | Laten staan. Koppelen. |
| Google Drive | Ruwe foto's, video, uploads van klanten | Laten staan. Koppelen. |
| E-mailbijlagen | Bestanden die een klant op het laatste moment stuurt | Opslaan in Drive en daarna de kopie in de mail wissen |
| Slack of WhatsApp | Snel even delen | Alleen als concept, nooit als bron |
| Persoonlijke laptops | Exports, "final_v7"-bestanden | Opheffen. Hier publiceert niets meer vandaan |
Stap 2: Kies per bestandstype één bron van waarheid
Bepaal waar elk soort bestand definitief is en zet dat op één pagina die het hele team kan zien.
- Ontwerpen: de teammap in Canva.
- Foto's en video: één Drive-map per merk.
- Goedgekeurde posts: de kalender, geen map.
Die laatste regel is belangrijk. Zodra een post is goedgekeurd, staat in de kalender precies het bestand dat live gaat. Niemand hoeft dan nog te raden welke versie de echte is.
Stap 3: Koppel je bronnen aan je publicatiewachtrij
Hier verdwijnt het eindeloze downloaden en opnieuw uploaden. Mydrop koppelt met Canva en Google Drive, dus je kiest het bestand rechtstreeks uit de bron terwijl je de post maakt. Het bestand blijft waar het staat. Er belandt niets op een laptop.
Werk je voor meerdere merken? Geef elk merk een eigen workspace. Dan hoeft een ontwerper van merk A nooit door de bestanden van merk B te scrollen.
Stap 4: Eén naamregel waarop je kunt zoeken
Kies een patroon en pas het toe bij elke upload:
brand_campaign_platform_2026-10-03_v2
Een voorbeeld: acme_spring-sale_instagram_2026-03-12_v2. Zoek op "spring-sale" en je ziet alle platformversies op datum. De v2 is de enige versiemarkering. Typ je toch "final" of "FINAL2"? Dan wordt de regel niet gevolgd.
Stap 5: Zet "definitief" achter een goedkeuring
Een centrale bibliotheek heeft pas waarde als er geen verkeerde bestanden in zitten. Maak van "goedgekeurd" een status die één vaste persoon toekent, en publiceer alleen vanuit goedgekeurde bestanden. In Mydrop doe je dat met de goedkeuringsworkflow: een reviewer keurt de post goed, met precies het juiste bestand eraan vast.
Wat je met de oude berg doet
Begin niet met het verleden opruimen. Trek een streep bij vandaag: alles wat nieuw is volgt de naamregel en de bronnenkaart, en wat oud is blijft gewoon staan.
Komt een campagne van vorig jaar terug? Hernoem dan alleen de bestanden die je op dat moment echt hergebruikt. Na een kwartaal zijn de bestanden die ertoe doen netjes en is de rest archief. Dat kost veel minder dan een complete audit van duizenden bestanden die niemand meer opent.
Test het in twee minuten
Vraag drie mensen de lanceringsafbeelding van vorige maand te vinden, plus de caption die erbij hoorde. Neem de tijd op.
- Elk binnen 2 minuten: het systeem werkt.
- Iemand doet er meer dan 5 minuten over: de naamregel of de kaart is onduidelijk. Los dat op voordat je er nog meer tools bij haalt.
Herhaal de test elk kwartaal. Teams glijden ongemerkt terug naar oude gewoontes, en een test met de klok laat dat zien voordat er een verkeerd bestand live staat.
Volgende stap: maak vandaag je bronnenkaart af en deel hem met je team, voordat je aan iets anders begint. Publiceer je voor meer dan één merk? Start gratis met Mydrop en koppel Drive en Canva, zodat de kaart in de praktijk de echte workflow wordt.
Google review
Trustpilot review
Product Hunt comment
