Du samlar filerna för sociala medier utan att flytta dem genom att låta varje fil ligga kvar där den redan finns och koppla källorna till stället du publicerar från. Du behöver tre saker: en källkarta, en regel för vad som räknas som slutversion och ett namnmönster. Ingen flytthelg behövs.
Kort version: Kopiera inte biblioteket till en ny mapp. Lista var filerna finns (30 minuter), utse en sanningskälla per filtyp, koppla Google Drive och Canva till din publiceringskö och använd ett enda filnamnsmönster. Ett team hinner det på en eftermiddag.
Därför misslyckas en stor flytt
Den vanliga planen är att dra över allt till en enda huvudmapp. Den håller inte en månad. Designerna jobbar kvar i Canva, fotografen fortsätter skicka länkar och kunden mejlar fortfarande en logga. Efter några veckor har du huvudmappen och alla gamla ställen, och det är den "centrala" kopian som är inaktuell.
Att samla betyder en enda ingång, inte en enda förvaringslåda. Alla kan jobba där de trivs, så länge publiceringsflödet hämtar från platser du känner till.
Steg 1: Kartlägg var filerna finns idag (30 minuter)
Skriv ner varje ställe som en inläggsfil kan komma från. De flesta team hittar sex eller sju.
| Källa | Typiskt innehåll | Så gör du |
|---|---|---|
| Canva | Färdiga designer, mallar | Behåll. Koppla. |
| Google Drive | Råa foton, video, kunduppladdningar | Behåll. Koppla. |
| Mejlbilagor | Filer från kunden i sista minuten | Spara i Drive och radera sedan kopian i mejltråden |
| Slack eller WhatsApp | Snabba utskick | Gäller bara som utkast, aldrig som källa |
| Privata datorer | Exporter, "final_v7"-filer | Sluta använda. Inget publiceras härifrån |
Steg 2: Välj en sanningskälla per filtyp
Bestäm var varje sorts fil är slutgiltig och skriv ner det på en sida som hela teamet ser.
- Designer: teammappen i Canva.
- Foton och video: en Drive-mapp per varumärke.
- Godkända inlägg: kalendern, inte en mapp.
Den sista punkten är viktig. När ett inlägg är godkänt ligger exakt den fil som ska ut i kalendern, så ingen behöver gissa vilken version som gäller.
Steg 3: Koppla källorna till din publiceringskö
Här försvinner nedladdningen och uppladdningen på nytt. Mydrop kopplas till Canva och Google Drive, så du väljer filen direkt i källan medan du skriver inlägget. Filen ligger kvar där den är. Ingenting hamnar på någons dator.
Driver du flera varumärken ger du varje varumärke en egen arbetsyta. Då slipper en designer på varumärke A scrolla förbi varumärke B:s filer.
Steg 4: En namnregel som sökningen hittar
Välj ett mönster och kräv det vid varje uppladdning:
brand_campaign_platform_2026-10-03_v2
Ett exempel: acme_spring-sale_instagram_2026-03-12_v2. Då räcker det att söka på "spring-sale" för att se alla plattformsversioner i datumordning. v2 är den enda versionsmarkeringen. Ser du "final" eller "FINAL2" i ett filnamn följer ingen regeln.
Steg 5: Lås slutversionen bakom ett godkännande
Ett centralt bibliotek är bara värt något om det inte innehåller fel filer. Gör "godkänd" till en status som en namngiven person sätter, och publicera bara från godkända filer. I Mydrop sköter godkännandeflödet det: granskaren godkänner inlägget med exakt rätt fil bifogad.
Vad gör du med den gamla högen?
Städa inte det förflutna först. Dra en gräns vid dagens datum: allt nytt följer namnregeln och källkartan, och allt gammalt får ligga.
När en kampanj från förra året dyker upp igen byter du namn på de filer du faktiskt använder, just då. Efter ett kvartal är det som spelar roll i ordning och resten är arkiv. Det är mycket billigare än att gå igenom tusentals filer som ingen öppnar igen.
Testa på två minuter
Be tre personer hitta förra månadens lanseringsbild och bildtexten som hörde till. Ta tid.
- Under 2 minuter var: systemet fungerar.
- Någon behöver över 5 minuter: namnregeln eller kartan är otydlig. Fixa det innan du lägger till fler verktyg.
Upprepa testet varje kvartal. Team glider tillbaka till gamla vanor utan att någon märker det, och ett tidtaget test avslöjar det innan en fel fil går live.
Nästa steg: gör klart källkartan idag och skicka den till teamet före allt annat. Publicerar du för fler än ett varumärke kan du börja gratis med Mydrop och koppla Drive och Canva, så att kartan blir det riktiga arbetssättet.
Google review
Trustpilot review
Product Hunt comment
