Näin luot toistuvan kalenterimuistutuksen Mydropissa

Kun olet käynyt tämän oppaan läpi, sinulla on näkyvä, toistuva kalenterimuistutus Mydropissa. Se ilmestyy kalenteriin valitsemallasi ajalla, kestolla ja toistuvuudella, ja siihen voi liittyä liitteitä tai mallipohja sekä valinnainen palvelulinkki, kuten "See on Google Calendar".

Ennen kuin aloitat

Tarkistuslista

• Varmista, että pääset Kalenteriin päävalikosta. Merkintä luodaan kohdassa Kalenteri > Muistutus.
• Yhdistä ulkoiset palvelut, joita aiot linkittää (esimerkiksi Google Calendar), kohdassa Profiilit > Yhdistä profiili. Palvelulinkit toimivat vain, kun kyseinen palvelu on yhdistetty.
• Valmistele liitettävä sisältö: mediatiedostot, dokumentit tai tallennettu mallipohja. Liitteet lisätään muistutusta luotaessa.
• Päätä toistuvuustahti ja päättymisehto ennen muistutuksen luomista. Tiedä, toistuuko se päivittäin, viikoittain, kuukausittain vai mukautetusti, ja päättyykö se tietyn toistomäärän jälkeen vai tiettynä päivänä.
• Valitse aika, kesto ja se, onko kyseessä koko päivän sitoumus vai ajastettu tapahtuma. Aikasidonnaiset tehtävät tarvitsevat aloitusajan ja keston.
• Valitse lyhyt otsikko, joka kuvaa tehtävän selvästi tiimille (esimerkiksi "Kerää Instagram-materiaalit" tai "Viikoittainen analytiikan tarkistus").
• Päätä esikatselutila: aseta muistutus esikatseluun, jotta liitteet ja mallipohjat ovat näkyvissä, tai jätä esikatselut pois, jos haluat vahvistaa ne myöhemmin.
• Jos merkitset muistutuksia tehdyiksi/tekemättömiksi niiden valmistuessa, suunnittele ensin pieni testimuistutus, jotta voit varmistaa tilapäivitysten toimivan odotetusti.

Miksi nämä asiat ovat tärkeitä

• Yhdistetyt palvelut mahdollistavat "See on Google Calendar" -linkin ja vastaavat integraatiot. Jos palvelua ei ole yhdistetty, linkkiä ei voi lisätä.
• Liitteiden ja mallipohjien valmistelu etukäteen säästää aikaa ja estää niiden unohtamisen muistutuksen luomisen jälkeen.
• Toistuvuuden ja päättymisehdon valitseminen etukäteen estää vahingossa kertaluonteiset tapahtumat, kun tarkoituksena on toistuva sitoumus.
• Yhden testimuistutuksen avulla voit varmistaa näkyvyyden kalenteriruudukossa ja kuukausimuistutusten merkeissä.

Mitä sinulla pitää olla valmiina (lyhyt tarkistuslista)

1. Otsikkoteksti muistutukselle.
2. Päivämäärä, aloitusaika ja kesto tai koko päivän valinta.
3. Toistuvuusvaihtoehto: päivittäin, viikoittain, kuukausittain tai mukautetut säännöt.
4. Toistuvuuden päättyminen: päivämäärä tai toistomäärä.
5. Mediatiedostot tai dokumentit liitettäväksi.
6. Mallipohja, jos haluat muistutukseen valmiiksi täytettyä sisältöä.
7. Linkitettävä palvelu (valinnainen) ja vahvistus, että se on yhdistetty.
8. Haluttu esikatselutila (esikatselu päällä tai pois).

Pieni testaussuunnitelma

• Luo lyhyt, päivittäinen testimuistutus seuraavalle päivälle 15 minuutin kestolla.
• Liitä yksi kuva tai mallipohja.
• Linkitä yhdistetty palvelu, jos sellainen on saatavilla.
• Tallenna ja varmista, että se näkyy kalenteriruudukossa ja kuukausinäkymän merkeissä.
• Merkitse testimuistutus tehdyksi ja sitten tekemättömäksi varmistaaksesi tilan vaihtumisen.

Kun nämä asiat on tarkistettu, siirry kohtaan Kalenteri > Muistutus avataksesi Uusi muistutus -näkymän ja ala täyttää kenttiä. Seuraavat osiot näyttävät tarkat klikkaukset ja valinnat Uusi muistutus -käyttöliittymässä sekä sen, miten varmistat muistutuksen näkyvän ja toistuvan oikein.

Luot näkyvän, toistuvan kalenterimuistutuksen Mydropissa. Se ilmestyy kalenteriin valitsemallasi ajalla, kestolla, toistuvuudella, mahdollisilla liitteillä tai mallipohjalla sekä valinnaisella palvelulinkillä, kuten See on Google Calendar.

Vaihe 1: Avaa ominaisuus

1. Klikkaa Kalenteri päävalikosta avataksesi kalenterinäkymän.
2. Valitse kalenterinäkymässä Muistutus tai Uusi muistutus (Muistutus-vaihtoehto löytyy kohdasta Kalenteri > Muistutus).
3. Varmista, että Uusi muistutus -valintaikkuna tai -paneeli avautuu. Sinun pitäisi nähdä otsikkokenttä, päivämäärän ja ajan säätimet, toistuvuusvaihtoehdot sekä toimintopainikkeet, kuten Sulje tai Tallenna. Paneelissa on yleensä live-esikatselualue, joka päivittyy kenttiä muuttaessasi.
4. Jos avasit väärän kohteen, klikkaa Sulje poistuaksesi ja toista vaihe 2. Jatka vasta, kun Uusi muistutus -käyttöliittymä on näkyvissä ja muokattavissa.

Mitä tarkistaa ennen jatkamista:

• Muistutuspaneelissa näkyvät kentät otsikolle, päivämäärälle/ajalle, kestolle, toistuvuudelle ja esikatselutilalle.
• Toimintopainikkeet, kuten Tallenna (tai Valmis) ja Sulje, ovat näkyvissä.

Vaihe 2: Perusasetusten määrittäminen

1. Anna muistutukselle selkeä otsikko.

   • Klikkaa otsikkokenttää ja kirjoita lyhyt, kuvaava nimi (esimerkiksi "Kerää materiaalit kesäkuun kampanjaan" tai "Viikoittainen analytiikan tarkistus").
   • Otsikko on se, mikä näkyy kalenteriruudukossa ja kuukausimuistutusten merkeissä.

2. Valitse päivämäärä ja aloitusaika.

   • Klikkaa päivämäärävalitsinta ja valitse kalenteripäivä, jolloin muistutuksen pitäisi alkaa.
   • Jos muistutus on aikasidonnainen, aseta aloitusaika aikakentän avulla. Esikatselualueen pitäisi heijastaa valittua päivämäärää ja aikaa heti.

3. Päätä, onko kyseessä koko päivän muistutus vai ajastettu muistutus.

   • Jos haluat sen varaavan koko päivän, ota Koko päivä käyttöön (tai valitse koko päivän vaihtoehto).
   • Jos tarvitset tietyn aloitusajan, jätä Koko päivä pois päältä ja varmista, että aikakentässä näkyy oikea tunti ja minuutit.

4. Aseta kesto.

   • Etsi kestosäädin ja valitse, kuinka kauan muistutuksen pitäisi kestää (esimerkiksi 30 minuuttia, 1 tunti tai mukautettu kesto).
   • Varmista, että esikatselu tai aikaväli päivittyy näyttämään muistutuksen päättymisajan.

5. Määritä toistuvuus.

   • Avaa toistuvuusasetus ja valitse yksi saatavilla olevista tahdeista: päivittäin, viikoittain, kuukausittain tai mukautettu.
   • Valitse viikoittaiselle toistuvuudelle viikonpäivä(t), jolloin muistutus toistuu. Kuukausittaiselle valitse kuukauden päivä tai kuvio, jos sellainen on saatavilla. Mukautetulle aseta väli (esimerkiksi joka 2. viikko).
   • Valitse päättymisehto: ei koskaan, tietyn toistomäärän jälkeen tai tiettynä päättymispäivänä. Syötä sopiva arvo.

6. Varmista, että toistuvuus ja kesto toimivat odotetusti esikatselussa.

   • Esikatselualueen pitäisi näyttää seuraava(t) toistumiskerta(t) tai osoittaa, että muistutus toistuu.
   • Jos esikatselu ei vastaa valintojasi, avaa toistuvuus- ja kestokentät uudelleen ja säädä.

7. Tallenna perusmuistutus.

   • Klikkaa Tallenna, Valmis tai vastaava toimintopainike muistutuspaneelissa tallentaaksesi perusasetukset.
   • Sinun pitäisi nähdä vahvistustila paneelissa, tai paneeli sulkeutuu ja muistutus ilmestyy kalenteriruudukkoon.

Mitä sinun pitäisi nähdä vaiheen 2 jälkeen:

• Muistutus näkyy kalenterissa valittuna päivämääränä ja aikana tai koko päivän merkintänä, jos valitsit sen.
• Kalenterin kuukausinäkymä tai muistutusmerkit näyttävät muistutuksen otsikon oikeana päivänä.
• Jos toistuvuus oli asetettu, esikatselu osoittaa toistuvan aikataulun ja kalenteri näyttää vähintään seuraavan toistumiskerran.

Nopeita vinkkejä virheiden välttämiseen:

• Varmista, että klikkaat Tallenna tai Valmis päivämäärän, ajan, keston tai toistuvuuden muuttamisen jälkeen; muuten muutokset eivät tallennu.
• Jos tarvitset toistuvan sitoumuksen, älä jätä toistuvuutta asettamatta.
• Käytä esikatselua varmistaaksesi aloitusajan, keston ja toistuvuuden ennen liitteiden tai linkkien lisäämistä.

Jatka liitteiden, mallipohjien tai palvelulinkkien lisäämiseen seuraavassa vaiheessa, jos perusasetukset näyttävät oikeilta.

Viimeistelet muistutuksen lisäämällä liitteet, mallipohjat, palvelulinkit ja esikatselutilan, minkä jälkeen tallennat, jotta muistutus näkyy kalenterissa toistuvuudella ja valinnaisella "See on Google Calendar" -linkillä.

Vaihe 3: Lisää sisältö tai asetukset

1. Avaa vaiheessa 2 luomasi muistutuseditori. Varmista, että editorissa näkyvät kentät liitteille, mallipohjille, esikatselulle ja linkeille.

2. Lisää otsikko tai muokkaa olemassa olevaa otsikkoa tarvittaessa. Selkeä otsikko auttaa tiimiläisiä tunnistamaan tehtävän yhdellä silmäyksellä.

3. Liitä mediaa tai dokumentteja:

   • Klikkaa liitteiden hallintaa ja valitse tiedostoja laitteeltasi tai galleriasta.
   • Käytä Avaa gallerian liitteet -vaihtoehtoa varmistaaksesi kuvien tai videoiden esikatselut.
   • Odota, että jokainen liite latautuu loppuun ennen jatkamista. Jos lataus keskeytyy, yritä uudelleen ja tarkista sitten esikatselu.

4. Käytä mallipohjaa (valinnainen):

   • Valitse tallennettu mallipohja mallipohjavaliikosta, jos haluat valmiiksi täytetyn tarkistuslistan tai kuvatekstin.
   • Varmista, että mallipohjan sisältö näkyy muistutuksen esikatselussa tai sisältöalueella.
   • Jos mallipohja ei näy, avaa mallipohjavalitsin uudelleen ja valitse se uudelleen.

5. Lisää palvelulinkki (valinnainen):

   • Jos linkität ulkoisen palvelun, valitse palvelulinkkivaihtoehto ja liitä julkinen URL-osoite.
   • Varmista, että näkyvä palvelulinkin nimi ilmestyy muistutuksen esikatseluun. Google Calendar -linkeissä odotetaan "See on Google Calendar" -nimeä, kun kalenterilinkki on läsnä.
   • Jos palvelulinkkivaihtoehto ei ole saatavilla, varmista, että kyseinen palvelu on yhdistetty kohdassa Profiilit > Yhdistä profiili ennen linkin lisäämistä.

6. Aseta esikatselutila ja näkyvyys:

   • Vaihda esikatselu tai esikatselutila niin, että liitteet ja mallipohjan sisältö näkyvät odotetusti.
   • Käytä esikatselua varmistaaksesi, että pikkukuvat, kuvatekstit ja mahdolliset liitetyt dokumentit näyttävät oikeilta.

7. Vahvista tehty/tekemätön oletustila:

   • Valitse, aloittaako muistutus tekemättömänä vai merkittynä tehdyksi oletuksena.
   • Huomaa, että myöhempi tehdysti merkitseminen ei poista liitteitä tai toistuvuusasetuksia.

8. Lopullinen tallennus:

   • Klikkaa Tallenna tai Valmis muistutuseditorissa.
   • Jos vahvistuskehote ilmestyy, vahvista tallentaaksesi muistutuksen.
   • Älä sulje editoria ennen kuin näet tallennetun tilan tai onnistumisviestin.

Nopea tarkistuslista ennen editorista poistumista:

• Liitteet näyttävät pikkukuvat esikatselussa.
• Mallipohjan sisältö näkyy, jos se on valittu.
• Palvelulinkin nimi on näkyvissä, kun se on lisätty.
• Esikatselutila näyttää odotetulta.
• Klikkasit Tallenna tai Valmis ja näit vahvistuksen.

Vaihe 4: Työnkulun tarkistaminen

1. Etsi muistutus kalenteriruudukosta:

   • Tarkista valitsemasi päivämäärä ja aikaväli.
   • Muistutuksen pitäisi näkyä tapahtumana päivänäkymässä ja merkkinä kuukausinäkymässä.

2. Varmista liitteet ja esikatselu:

   • Avaa muistutus kalenterista.
   • Käytä Avaa gallerian liitteet -vaihtoehtoa tai esikatselualuetta varmistaaksesi, että kuvat, videot tai dokumentit latautuvat ja näkyvät oikein.

3. Varmista palvelulinkin näkyvyys:

   • Avaa tallennettu muistutus ja etsi palvelulinkin nimi.
   • Google Calendar -linkeissä varmista, että "See on Google Calendar" -nimi näkyy ja avaa ulkoisen linkin klikattaessa.

4. Tarkista toistuvuus:

   • Jos asetit toistuvuuden, varmista, että muistutus toistuu seuraavana odotettuna päivänä.
   • Siirry kalenterissa seuraavaan toistumiskertaan ja varmista, että liitteet ja mallipohjan sisältö siirtyvät mukana.

5. Testaa tehty/tekemätön-tila:

   • Merkitse muistutus tehdyksi kalenterista.
   • Varmista, että visuaalinen tila muuttuu osoittamaan valmistumista.
   • Merkitse se tekemättömäksi ja varmista, että se palaa aktiiviseen tilaan menettämättä liitteitä tai toistuvuutta.

6. Muokkaa virheiden korjaamiseksi:

   • Jos jokin elementti puuttuu, avaa muistutuseditori uudelleen ja säädä liitteitä, toistuvuutta tai linkkejä.
   • Tallenna uudelleen ja tarkista kalenteri uudelleen.

Yleisiä tarkistusongelmia ja ratkaisuja:

• Jos liitteet eivät näy, avaa editori uudelleen varmistaaksesi niiden latautuneen, ja tallenna sitten uudelleen.
• Jos palvelulinkin nimi ei näy, tarkista palveluyhteydet kohdasta Profiilit > Yhdistä profiili ja lisää linkki uudelleen.
• Jos toistuvuus ei näytä tulevia toistumiskertoja, muokkaa toistuvuutta ja aseta selkeä päättymisehto tai toistotahti, ja tallenna sitten.

Valmistumisen tarkistus

• Muistutus näkyy kalenterissa valittuna aikana.
• Liitteet ja mallipohjan sisältö näkyvät esikatselussa.
• Toistuvuus luo tulevia toistumiskertoja.
• Palvelulinkin nimi, kuten "See on Google Calendar", näkyy, kun linkki on lisätty.
• Muistutuksen voi merkitä tehdyksi ja tekemättömäksi menettämättä asetuksia.

Kun nämä tarkistukset on tehty, sinulla pitäisi olla tallennettu, toistuva muistutus näkyvissä Mydropin kalenterissa valitulla ajalla, kestolla, toistuvuudella, mahdollisilla liitteillä tai mallipohjalla, esikatselutilalla ja valinnaisella "See on Google Calendar" -palvelulinkillä.

Vianmääritys ja seuraavat vaiheet

Nopea tarkistuslista

• Varmista, että muistutus näkyy kalenterinäkymässä ja kuukausimerkeissä.
• Avaa muistutus varmistaaksesi, että päivämäärä, aika, kesto ja toistuvuus ovat oikein.
• Jos palvelulinkkiä odotetaan, varmista, että ulkoinen palvelu on yhdistetty kohdassa Profiilit > Yhdistä profiili.
• Tarkista liitteet ja mallipohjan esikatselu muistutuksen sisällä ennen tallentamista.

Jos muistutus ei näy

1. Avaa uudelleen Kalenteri > Muistutus ja etsi tallennettu muistutus otsikon perusteella.
2. Tarkista päivämäärä ja aikaväli. Vaihda kalenterinäkymää (päivä, viikko, kuukausi) löytääksesi tapahtuman.
3. Varmista, että toistuvuusasetukset sisältävät nykyisen aikavälin eivätkä pääty odotettua aikaisemmin.
4. Tallenna mahdolliset muutokset ja päivitä Kalenteri-sivu pakottaaksesi käyttöliittymän latautumaan uudelleen.

Jos liitteet tai mallipohjat puuttuvat

1. Avaa tallennettu muistutus.
2. Tarkista liitealue tai mallipohjavalitsin varmistaaksesi, että kohteet näkyvät esikatselussa.
3. Jos kohteet eivät ole läsnä, liitä media uudelleen tai käytä mallipohjaa uudelleen ja valitse Tallenna tai Vahvista.
4. Avaa muistutus uudelleen varmistaaksesi, että esikatselu näyttää liitteen tai mallipohjan.

Jos "See on Google Calendar" tai muu palvelulinkki ei näy

1. Avaa Profiilit > Yhdistä profiili ja varmista, että ulkoinen palvelu on yhdistetty ja aktiivinen.
2. Avaa muistutus uudelleen ja lisää palvelulinkki uudelleen; tallenna sitten.
3. Varmista, että muistutuksen esikatselu näyttää palvelulinkin nimen tai odotetun ulkoisen linkin tekstin.

Jos toistuvuus ei toistu odotetusti

1. Avaa muistutus ja tarkista toistuvuustahti (päivittäin, viikoittain, kuukausittain tai mukautettu).
2. Varmista toiston päättymisehto: valitse tietty päättymispäivä tai valitse ei päättymistä, jos sen pitäisi jatkua loputtomiin.
3. Tallenna muutokset ja tarkista sitten tulevat päivämäärät kalenterista varmistaaksesi seuraavien toistumiskertojen näkyvän.

Jos muistutus näkyy virheellisesti tehtynä tai tekemättömänä

1. Avaa muistutus ja tarkista sen tila.
2. Vaihda tehty/tekemätön ja tallenna varmistaaksesi tilan päivittyvän.
3. Jos käyttöliittymän tila ei muutu, päivitä Kalenteri ja avaa muistutus uudelleen varmistaaksesi.

Muokkaaminen ja muutosten vahvistaminen

1. Avaa muistutus kalenterista.
2. Tee yksi muutos (esimerkiksi päivitä aika tai lisää liite).
3. Klikkaa Tallenna tai Vahvista ja avaa muistutus heti uudelleen vahvistaaksesi tallennetun muutoksen.
4. Tarkista kalenteriruudukko ja kuukausimerkit päivitetyn merkinnän osalta.

Seuraavat vaiheet työnkulkujen parantamiseksi

1. Vakioi mallipohjat toistuville työnkuluille, kuten kuvaamiselle, materiaalien keräämiselle ja analytiikan tarkistukselle, jotta tiimin jäsenet näkevät yhdenmukaiset ohjeet.
2. Liitä esimerkkimediaa tai briefausdokumentteja muistutuksiin, jotta kerääjillä ja tuottajilla on tarvittava tieto tapahtuman esikatselussa.
3. Käytä koko päivän muistutuksia kokopäiväisille sitoumuksille ja ajastettuja muistutuksia aikasidonnaisille tehtäville.
4. Testaa muistutusta vaihtamalla tehty/tekemätön ja varmistamalla toistuvuuden toimivan vähintään yhden täyden toistojakson ajan.

Lyhyt ennaltaehkäisytarkistuslista

• Yhdistä tarvittavat palvelut ennen palvelulinkkien lisäämistä.
• Tallenna median liittämisen, mallipohjan käyttämisen tai toistuvuuden muuttamisen jälkeen.
• Aseta toistuvuus selvästi, kun odotat toistoja.
• Määritä aika ja kesto aikasidonnaisille kohteille.

Lopuksi

Yllä olevat vaiheet ratkaisevat yleisimmät näkyvyys-, liite-, toistuvuus- ja palvelulinkkiongelmat Mydropin muistutuksissa. Kun olet tehnyt kuvatut tarkistukset ja muokkaukset, muistutuksen pitäisi näkyä kalenterissa valituilla asetuksilla, näyttää liitteet esikatselussa ja tuoda esiin mahdollinen yhdistetty palvelulinkki, kuten "See on Google Calendar".