Marketing-Tech-Stack-Audit 2026: So senkst du deine Tool-Kosten an einem Nachmittag

TLDR: Nimm dir einen Nachmittag Zeit und liste jedes Tool auf, für das du zahlst: wer es nutzt und welche der fünf Aufgaben es erledigt (planen, erstellen, veröffentlichen, interagieren, reporten). Streiche oder bündle jede Aufgabe, die zwei Tools teilen, und schau dir dann die Abrechnungsbasis an. Preise pro Nutzer und pro Kanal wachsen mit deinem Team. Pauschalpreise nicht.

Ein Stack wächst mit jedem sinnvollen Kauf. Hier ein Scheduler, dort ein Design-Tool, eine separate Inbox, ein Reporting-Add-on. Zwei Jahre später zahlst du für sechs Logins und tippst die Zahlen immer noch von Hand in eine Tabelle.

Das Audit unten dauert etwa drei Stunden. Du brauchst dafür deinen Kontoauszug und die Login-Liste deines Teams.

Liste jedes Tool und seinen Verantwortlichen in einer Tabelle auf

Öffne deinen Bank- oder Kreditkartenauszug der letzten drei Monate und hol jede Software-Position raus. Nimm die kostenlosen Tools mit dazu, denn auch sie kosten Zeit.

Nutze diese Spalten:

Spalte	Was du einträgst
Tool	Name
Aufgabe	Planen, erstellen, veröffentlichen, interagieren oder reporten
Verantwortlich	Die eine Person, die über die Verlängerung entscheidet
Abrechnungsbasis	Pro Nutzer, pro Kanal, pro Workspace oder pauschal
Zuletzt genutzt	Datum des letzten Logins oder der letzten Aktion

Wenn du keinen Verantwortlichen nennen kannst, ist dieses Tool dein erster Streichkandidat. Niemand fühlt sich dafür zuständig.

Markiere Überschneidungen nach Aufgabe, nicht nach Markennamen

Sortiere die Tabelle nach der Spalte Aufgabe. Jede Aufgabe mit zwei oder mehr Tools ist eine Überschneidung. Die häufigsten in Social-Teams sind:

• Zwei Scheduler, weil eine Agentur und ein Inhouse-Team jeweils ihren eigenen gekauft haben
• Ein Design-Tool und ein separates Template-Tool
• Eine eigenständige Inbox neben der Inbox des Schedulers
• Ein Reporting-Tool, das nur Daten aus einem Scheduler neu verpackt

Du musst nicht sofort eines streichen. Schreib auf, welches der beiden das Team tatsächlich öffnet und warum.

Prüf die Abrechnungsbasis, bevor du den Preis prüfst

Der auf den ersten Blick sichtbare Preis bringt dir weniger als das, wofür du tatsächlich zahlst. In Mydrops Preis-Check vom September 2026 zu acht Tools, mit denen es oft verglichen wird, werden Pläne pro Kanal, pro Nutzer, pro Nutzerplatz oder pro Workspace abgerechnet. All das wächst, sobald du einen Kunden, einen Freelancer oder eine Marke dazunimmst.

Stell dir für jedes Tool eine Frage: Was passiert mit dieser Rechnung, wenn wir nächstes Quartal drei Leute und zwei Marken dazunehmen? Ein Pauschalplan bleibt gleich. Die anderen nicht. Die Vergleichsseiten zeigen, wie beliebte Tools abrechnen.

Streiche nach Belegen: letzter Login, letzter Post, letzter Report

Nimm deine Tabelle und wende drei Regeln an.

1. Seit 60 Tagen nicht geöffnet: kündigen.
2. Nur eine Person öffnet es, und es doppelt ein anderes Tool: die Arbeit dieser Person umziehen und kündigen.
3. Erledigt eine Aufgabe, die niemand benennen kann: kündigen.

Führ eine kurze Liste mit „Tools, die wir behalten, und warum“, damit das nächste Audit schneller geht.

Bündle zuerst die Aufgaben Veröffentlichen, Inbox und Reporting

Diese drei Aufgaben liegen am engsten beieinander, und hier steckt meist das größte Sparpotenzial. Ein Tool, das Posts plant, Kommentare empfängt und Reports baut, bedeutet weniger Logins, weniger Exporte und einen einheitlichen Satz an Berechtigungen.

Mydrop deckt Planung über 14 Netzwerke, eine Social-Inbox, Freigaben und White-Label-Reports in einem Workspace ab. Das Reporting zu bündeln ist ein eigenes Projekt, das dieser 60-Minuten-Leitfaden Schritt für Schritt durchgeht.

Zähl die versteckten Kosten, nicht nur die Rechnung

Jedes zusätzliche Tool kostet auch Zeit. Jemand setzt Passwörter zurück, jemand exportiert Daten, jemand erklärt, welches Tool die finale Version enthält. Trag in deiner Tabelle neben dem Preis grob die Stunden pro Monat ein. Ein billiges Tool, das drei Stunden im Monat frisst, ist oft das teuerste im ganzen Stack.

Plane den Wechsel so, dass mitten in der Kampagne nichts kaputtgeht

Kündige nie, bevor du die Arbeit umgezogen hast. Geh in dieser Reihenfolge vor:

1. Such dir eine ruhige Woche ohne große Launches.
2. Zieh zuerst den Content-Kalender und die Templates um.
3. Lass beide Tools eine Woche parallel laufen.
4. Exportier die Historie, die du brauchst, und kündige zum nächsten Verlängerungsdatum.

Setz dir 30 Tage vor jeder jährlichen Verlängerung eine Erinnerung im Kalender. Die meisten Ausgaben entstehen, weil niemand daran gedacht hat, nachzusehen.

Buche das Audit noch diese Woche

Block dir drei Stunden, bau die Tabelle und streiche mindestens ein Tool, das keinen Verantwortlichen hat. Wenn du ein einziges Tool für Planung, Inbox und Reporting testen willst, starte kostenlos mit Mydrop und lass es eine Woche neben deinem aktuellen Setup laufen, bevor du dich entscheidest.