TLDR: Dağınıklık, bir yuvası ve adlandırma kuralı olmayan raporlardan çıkar. Tek bir Drive ağacı (müşteri, yıl, ay), tek bir dosya adı kalıbı ve her seferinde sıfırdan dışa aktarmak yerine planlanmış bir PDF raporundan başlayan aylık bir rutin kullan.
Sosyal raporlamadaki karmaşanın çoğu veriyle ilgili değil. Sorun dosyalama: üç kişinin indirilenler klasörüne dağılmış, adı "analytics final v2" olan on tane dışa aktarma.
İşte bunu Google Drive ve planlanmış bir raporla çözen kısa bir sistem. Önce dürüst bir not: Raporu Mydrop üretir, nerede duracağına sen karar verirsin. Drive'ı canlı bir veri akışı değil, arşiv olarak düşün.
Asla değişmeyen tek bir klasör ağacı
Her müşteri veya marka için aynı yapıyı kullan:
- Müşteri veya marka adı
- 2026
- 2026-09 Eylül
- 2026-10 Ekim
- 2026
Her ayın içinde tam olarak üç şey tut: PDF rapor, gerekiyorsa ham dışa aktarma ve neyi neden değiştirdiğini anlatan kısa bir not dosyası. Başka hiçbir şey.
Sabit bir ağaç sayesinde yeni bir ekip arkadaşı, kimseye sormadan istediği raporu bulur. Hangi ayın eksik olduğunu da anında görür.
Düşünmeden yazabileceğin bir adlandırma kuralı
Kalıp: YYYY-MM_Marka_Sosyal-Rapor.pdf.
Yıl ve ayı en başa koyunca dosyalar kendiliğinden tarih sırasına girer. Markayı ikinci sıraya koyunca dosya klasörden çıktıktan sonra da tanınır kalır. "final", "latest" ve "v2" gibi kelimeleri yasakla. Bir rapor değişirse tarihi not dosyasına ekle.
Elle dışa aktarmak yerine planlanmış bir raporla başla
Raporlamanın yavaş kısmı dışa aktarma. Her platformdan CSV indirip grafikleri yeniden kurmak, cuma öğleden sonralarının kaybolduğu yer.
Mydrop'un sosyal medya raporları markasız PDF'ler, paylaşım linkleri ve planlı gönderim oluşturur, böylece rapor her ay aynı gün elinde olur. Sen de onu ay klasörüne kaydedersin, iş biter. Arkasındaki sayılar, YouTube izlenme süresi, Pinterest kaydetmeleri ve LinkedIn kıdem dağılımı gibi platforma özel yerel metrikleri taşıyan Performances özelliğinden gelir.
İlgili kişilerin sadece sonucu okuması yeterliyse paylaşım linkini gönder, dosyayı hiç uğraşma.
Drive izinlerini bir kez ayarla
Müşterilere kendi klasörlerinde yalnızca görüntüleme erişimi ver, düzenleme hakkını ekibinin içinde tut. Tek tek dosyaları değil, klasörü paylaş, böylece her yeni ay bir davet daha göndermeden görünür olsun.
Rapor klasöründe düzenleme erişimini "düzenleme yaparım" diyebilecek kimseye verme. Raporlar bir kayıttır ve kayıt değişmemeli.
20 dakikalık ay sonu rutinini uygula
| Adım | Süre | Çıktı |
|---|---|---|
| Planlanmış raporu aç | 3 dk | Adlandırma kuralıyla kaydedilmiş PDF |
| 3 not ekle | 10 dk | Neyin değiştiği, neyin değişmediği, gelecek ay için bir değişiklik |
| Klasörü kontrol et | 2 dk | Ay klasöründe tam olarak üç öğe var |
| Müşteriye haber ver | 5 dk | Tek satırlık özetle birlikte gönderilen link |
Kendini elle bir grafik yeniden kurarken bulursan, bu rapor şablonunda bir metriğin eksik olduğunun işaretidir. Raporu her ay değil, şablonu bir kez düzelt.
Araçları karşılaştıran ajanslar ajanslar için rapor şablonu yazılımı yazısına bakabilir. Medya varlıklarını aynı Drive'da düzenli tutmak için Google Drive içe aktarmayla varlıkları nasıl düzenlersin yazısına göz at.
Eski raporları bir kez temizle
Her eski dosyayı taşıma. Her müşteri için son 12 ayı seç, kalıpla yeniden adlandır ve gerisini Arşiv adlı bir klasöre taşı. Bir dosyayı bir yıldır kimse açmadıysa, kimse onu aramaz.
Her ayın ilk iş gününe, yeni raporun yerine ulaştığını kontrol etmek için bir takvim hatırlatıcısı kur. Eksik bir dosyayı ilk haftada yakalamak, bir müşterinin onu istediği on ikinci haftada yakalamaktan çok daha kolay.
İlk ay klasörünü bu hafta oluştur
Bir müşteri için klasör ağacını kur, son üç raporu yeni kalıpla yeniden adlandır ve gelecek ayın PDF'ini planlamak için Mydrop'ta ücretsiz başla. Bir müşteriyi düzgün kurunca gerisi kopyala-yapıştır.
Google incelemesi
Trustpilot incelemesi
Product Hunt comment
