TLDR: Pekerjaan sosial lintas tim macet di empat titik serah terima: brief ke draft, draft ke design, design ke review, review ke publish. Beri setiap titik serah terima satu pemilik, satu tempat, dan satu tenggat. Sebagian besar keterlambatan hilang tanpa perlu tool baru.
Saat marketing, design, dan sales sama-sama menggarap postingan yang sama, pekerjaan tidak melambat di dalam satu tim. Pekerjaan melambat di antara tim, di celah tempat masing-masing pihak mengira pihak lain sudah memegangnya.
Untuk alur kerja yang lebih lengkap, baca cara membangun alur kerja kolaborasi media sosial. Postingan ini versi singkatnya: empat titik serah terima dan aturan untuk masing-masing.
Empat titik serah terima dan di mana masing-masing rusak
| Titik serah terima | Kegagalan khas | Aturannya |
|---|---|---|
| Brief ke draft | Permintaan kabur, jadi tiga kali tulis ulang | Template brief satu paragraf |
| Draft ke design | Copy berubah setelah design selesai | Kunci copy sebelum design |
| Design ke review | Feedback tersebar di email, chat, dan telepon | Komentar nempel di postingan |
| Review ke publish | Tidak ada yang tahu siapa yang punya keputusan akhir | Satu approver final yang ditunjuk |
Titik serah terima 1: brief itu formulir, bukan obrolan
Buat brief lima baris: tujuan, audiens, platform, tenggat, link ke sumber. Kalau permintaan datang tanpa itu semua, pemiliknya mengembalikannya dalam satu baris.
Kedengarannya kaku. Tapi ini menghemat bolak-balik di setiap postingan.
Titik serah terima 2: kunci kata-katanya sebelum design
Mengubah caption setelah design selesai bikin putaran kerja kedua. Sepakati: copy final dulu, design menyusul. Caption pendek paling gampang dikunci karena makin sedikit kata, makin sedikit debat.
Titik serah terima 3: semua feedback di satu tempat
Kalau satu komentar di Slack, satu lagi di email, dan satu lagi di telepon, editor harus mengumpulkan semuanya dan menebak mana yang menang. Taruh semua catatan di postingan.
Di Mydrop, rekan tim berkomentar langsung di postingan dan melihat preview untuk tiap platform, jadi reviewer melihat persis apa yang akan dilihat audiens. Lihat kolaborasi untuk cara kerja role dan komentar. Untuk toolkit yang lebih detail, lihat tool terbaik untuk menghentikan bottleneck feedback.
Titik serah terima 4: satu orang yang bilang "publish"
Reviewer boleh kasih pendapat. Hanya satu orang yang memberi lampu hijau final. Kalau dua orang bisa approve, keduanya mengira yang lain sudah melakukannya.
Untuk reviewer eksternal dan klien, pakai approvals dengan link dan tanpa login. Di data Mydrop untuk postingan yang melewati approval klien, waktu median dari pengajuan sampai approval adalah 6 jam. Sampelnya kecil, tapi ini menunjukkan apa yang bisa dilakukan satu link sederhana.
Pasang jam di setiap titik serah terima
Titik serah terima tanpa tenggat akan menunggu selamanya. Jadikan ini default dan ubah hanya kalau ada alasan:
- Brief dijawab: 1 hari kerja.
- Draft siap: 2 hari kerja.
- Review selesai: 1 hari kerja.
- Publish: sesuai jadwal.
Pakai kalender untuk menunjukkan posisi tiap postingan, jadi yang macet langsung kelihatan sekali lihat.
Apa yang harus dilakukan kalau pemilik tahap tidak ada
Kadang orang yang memegang titik serah terima sedang cuti. Rencanakan sebelum itu terjadi. Setiap tahap punya nama backup yang ditulis di samping nama pemiliknya.
Kalau backup-nya juga tidak ada, postingan tetap jalan dengan default: pemilik brief yang memutuskan. Default memang terasa blak-blakan, tapi postingan yang tayang tepat waktu dengan keputusan yang wajar lebih baik daripada menunggu seminggu demi kesempurnaan.
Tinjau daftar pemilik setiap kuartal. Orang berganti peran, dan daftar pemilik yang basi adalah penyebab diam-diam dari banyak postingan telat.
Simpan meeting hanya untuk keputusan
Sync 20 menit tiap minggu cukup untuk sebagian besar tim. Bahas hanya postingan yang macet: apa yang ditunggu, oleh siapa, dan sejak kapan. Lewati yang masih on track. Kalau satu postingan macet karena alasan yang sama dua kali, ubah aturannya, bukan pengingatnya.
Jalankan audit 20 menit pada satu postingan nyata
Ambil postingan paling lambat minggu lalu. Catat tiap titik serah terima dan berapa lama ia menunggu. Tunggu terlama adalah perbaikan pertamamu. Scorecard di audit serah terima komunikasi memberi kamu formulir yang siap pakai.
Bereskan satu titik serah terima minggu ini, bukan empat. Mulai gratis dengan Mydrop dan pindahkan komentar satu tim ke postingannya sendiri.
Ulasan Google
Ulasan Trustpilot
Product Hunt comment
