שיתוף פעולה בין צוותים בסושיאל: לתקן את ארבע נקודות ההעברה

TLDR: עבודת סושיאל בין צוותים נתקעת בארבע נקודות העברה: מבריף לטיוטה, מטיוטה לעיצוב, מעיצוב לסקירה, ומסקירה לפרסום. תְּנו לכל העברה אחראי אחד, מקום אחד ודדליין אחד. רוב העיכובים נעלמים בלי שום כלי חדש.

כששיווק, עיצוב ומכירות כולם נוגעים באותו פוסט, העבודה לא מאטה בתוך צוות אחד. היא מאטה בין הצוותים, ברווח שבו כל צד מניח שהצד השני כבר מטפל בזה.

לתהליך עבודה מפורט יותר, קראו איך בונים תהליך עבודה לשיתוף פעולה בסושיאל. הפוסט הזה הוא הגרסה הקצרה: ארבע נקודות ההעברה והכלל של כל אחת.

ארבע נקודות ההעברה ואיפה כל אחת נשברת

העברה	הכשל הטיפוסי	הכלל
בריף לטיוטה	בקשה מעורפלת, ואז שלוש כתיבות מחדש	תבנית בריף של פסקה אחת
טיוטה לעיצוב	הקופי משתנה אחרי שהעיצוב כבר מוכן	נועלים את הקופי לפני העיצוב
עיצוב לסקירה	פידבק במייל, בצ'אט ובשיחות	ההערות יושבות על הפוסט עצמו
סקירה לפרסום	אף אחד לא יודע למי יש את המילה האחרונה	מאשר סופי אחד עם שם

העברה 1: הבריף הוא טופס, לא צ'אט

תכינו בריף של חמש שורות: מטרה, קהל, פלטפורמה, דדליין, קישור למקור. אם בקשה מגיעה בלי אלה, האחראי מחזיר אותה בשורה אחת.

זה מרגיש נוקשה. אבל זה חוסך את הפינג-פונג על כל פוסט.

העברה 2: נועלים את המילים לפני העיצוב

שינוי של קפשן אחרי שהעיצוב מוכן יוצר סיבוב עבודה שני. אז מסכימים: הקופי סופי קודם, העיצוב בא אחר כך. קפשנים קצרים הכי קל לנעול, כי פחות מילים זה פחות ויכוחים.

העברה 3: כל הפידבק במקום אחד

אם הערה אחת נמצאת בסלאק, שנייה במייל ושלישית בשיחה, העורך צריך לאסוף את כולן ולנחש מה מנצח. אז שימו כל הערה על הפוסט.

ב-Mydrop, חברי הצוות מגיבים ישירות על הפוסט ורואים את התצוגה המקדימה לכל פלטפורמה, כך שהסוקר רואה בדיוק מה הקהל יראה. ראו שיתוף פעולה כדי להבין איך עובדים התפקידים וההערות. לערכת כלים מפורטת יותר, ראו הכלי הטוב ביותר לעצירת צווארי בקבוק בפידבק.

העברה 4: אדם אחד אומר "מפרסמים"

סוקרים יכולים לתת דעות. רק אדם אחד נותן את האישור הסופי. כששניים יכולים לאשר, כל אחד מניח שהשני עשה את זה.

לסוקרים חיצוניים וללקוחות, השתמשו באישורים עם קישור ובלי התחברות. בנתונים של Mydrop על פוסטים שעברו אישור לקוח, הזמן החציוני מהגשה ועד אישור היה 6 שעות. המדגם קטן, אבל הוא מראה מה קישור פשוט יכול לעשות.

שימו שעון על כל העברה

העברה בלי דדליין מחכה לנצח. קבעו את אלה כברירת מחדל ושנו אותן רק עם סיבה:

• בריף נענה: יום עבודה אחד.
• טיוטה מוכנה: 2 ימי עבודה.
• סקירה הושלמה: יום עבודה אחד.
• פרסום: בזמן שנקבע.

השתמשו בלוח השנה כדי להראות איפה כל פוסט עומד, כך שפוסט תקוע בולט במבט אחד.

מה עושים כשהאחראי על שלב לא נמצא

לפעמים האדם שאחראי על העברה נמצא בחופשה. תתכננו לזה לפני שזה קורה. לכל שלב נכתב שם של ממלא מקום ליד שם האחראי.

אם גם הממלא מקום לא נמצא, הפוסט ממשיך קדימה לפי ברירת מחדל: בעל הבריף מחליט. ברירות מחדל מרגישות גסות, אבל פוסט שמתפרסם בזמן עם החלטה הוגנת עדיף על פוסט שמחכה שבוע לשלמות.

עברו על רשימת האחראים כל רבעון. אנשים מחליפים תפקידים, ורשימת אחראים מיושנת היא הסיבה השקטה להרבה פוסטים שמאחרים.

משאירים פגישות רק להחלטות

סנכרון שבועי של 20 דקות מספיק לרוב הצוותים. עוברים רק על הפוסטים התקועים: מה מחכה, למי וממתי. מדלגים על כל מה שבמסלול. אם פוסט נתקע מאותה סיבה פעמיים, משנים את הכלל, לא את התזכורת.

עורכים בדיקה של 20 דקות על פוסט אמיתי אחד

קחו את הפוסט האיטי ביותר של השבוע שעבר. רשמו כל העברה וכמה זמן היא חיכתה. ההמתנה הארוכה ביותר היא התיקון הראשון שלכם. כרטיס הניקוד בביקורת העברות התקשורת נותן לכם טופס מוכן.

תקנו העברה אחת השבוע, לא ארבע. מתחילים בחינם עם Mydrop ומעבירים את ההערות של צוות אחד אל הפוסטים עצמם.