Toplantı notlarını takvim görevlerine dönüştürmek için belgeyi kapatmadan önce beş şey yap: her aksiyonu ayır, bir sahip ver, bir tarih ver, takvime koy ve notları ekle. Sahibi ve tarihi olmayan bir satır, sadece bir temennidir.
Özet: Yalnızca fiille başlayan satırlar göreve dönüşür. Her görevin tek bir sahibi, tek bir tarihi ve "bitti" tanımı olmalı; takvime de birinin gerçekten yapacağı saate girmeli. Listeyi her hafta 10 dakika gözden geçir.
Adım 1: Aksiyonları geri kalan her şeyden ayır
Notlarını bir kez oku ve her satırı şu üç şeyden biri olarak işaretle:
- Karar: "Lansman post'larını salıya alıyoruz." Notlarda kalsın.
- Bilgi: "Müşteri carousel'ları seviyor." Notlarda kalsın.
- Aksiyon: "Üç carousel açıklaması yaz." Bu, göreve dönüşür.
Test çok basit. Fiille başlamıyorsa, henüz aksiyon değildir. "Instagram açıklamaları" bir konu. "Lansman için 3 Instagram açıklaması yaz" ise bir görev.
Adım 2: Her aksiyona bir sahip, bir tarih ve bir bitiş çizgisi ver
Toplantı aksiyonlarının çoğu tam burada ölür. "Ekip bir bakar" cümlesinin sahibi yoktur, o yüzden kimse bakmaz.
| Alan | Zayıf hali | Güçlü hali |
|---|---|---|
| Görev | Instagram işleri | Lansman için 3 carousel açıklaması yaz |
| Sahip | Ekip | Priya |
| Tarih | Yakında | Perşembe, 14.00 |
| Bittiğinde | Hazır olduğunda | Açıklamalar takvimde taslak olarak duruyor |
Her göreve tek sahip. İki kişi işin içindeyse görevin iki parçası var demektir, o zaman iki görev oluştur.
Adım 3: Listeye değil, takvime koy
Yapılacaklar listesi neyin var olduğunu söyler. Takvim ise ne zaman yapacağını söyler. Görevi sadece son teslim tarihine değil, gerçekten yapılacağı saate koy.
Dürüstçe tahmin et. Bir görev iki saatten uzun sürüyorsa böl: çarşamba "Açıklamaları taslakla", perşembe "Açıklamaları yaz". Küçük görevler yapılır, büyükler ertelenir.
Sistemi bozan üç hata
- Sahip "ekip" olur. Herkesin sahiplendiği işi kimse yapmaz. Başkaları yardım etse bile tek bir isim yaz.
- Tarih "bu hafta" olur. Bir hafta, yedi erteleme fırsatı demek. Önce günü seç, sonra saati.
- Görev sadece notlarda yaşar. Notlar bir kez okunur. Takvim her gün açılır, o yüzden görev orada olmalı.
Adım 4: Notları işe bağla
Bağlamı olmayan bir görev, insanları "ne demek istemişlerdi" diye sormaya geri gönderir. Toplantı notlarını, brief'i ya da varlık klasörünü görevin kendisine ekle.
Sosyal medya ekipleri için Mydrop'un takvimi bunu işin hemen yanında tutar. Bir takvim notu, planlanan post'un yanında tema, saat bilgisi ve düzenlenebilir metinle durur; aynı not Ana Sayfa'da da görünür. Hatırlatıcılar ek dosya ve bitti durumu taşıyabilir, görev tekrarladıkça onlar da tekrarlar, örneğin haftalık bir rapor gibi. Adım adım kurulum Mydrop'ta takvim notları nasıl kullanılır yazısında.
Adım 5: Haftada bir, 10 dakika gözden geçir
Her cuma takvimi aç ve toplantılardan çıkan görevlere bak. Her açık görev için tam olarak birini seç:
- Yap ve bitti olarak işaretle.
- Yeni bir tarihe taşı, bir gerekçeyle.
- Sil. İki kez taşındıysa, muhtemelen hiç gerçek bir öncelik değildi.
30 dakikalık bir planlama görüşmesinden altı takvim görevine
30 dakikalık bir planlama görüşmesi şu notları üretir. Her satırın neye dönüştüğü karşısında.
| Notlardaki satır | Neye dönüşür |
|---|---|
| "Müşteri daha fazla kamera arkası içerik istiyor" | Karar. Notlarda kalır |
| "Reels onlarda daha iyi işliyor" | Bilgi. Notlarda kalır |
| "4 kamera arkası Reels planla" | Görev, sahip: Sam, salı 10.00, 4 taslak takvimde olunca bitti |
| "Müzik lisanslarını kontrol et" | Görev, sahip: Priya, çarşamba, konuya cevap yazınca bitti |
| "Mart planını müşteriye gönder" | Görev, sahip: Sam, cuma 15.00, plan ekli |
İki karar, üç görev, üç sahip, üç tarih. İşte iş üreten bir toplantı.
Sıradaki adım: en son toplantı notlarını al ve hemen şimdi Adım 1 ile Adım 2'yi uygula. Yaklaşık beş dakika sürer. Ekip içeriği ortak bir takvimde planlıyorsa Mydrop ile ücretsiz başla ve görevleri ait oldukları post'ların yanına koy.
Google incelemesi
Trustpilot incelemesi
Product Hunt comment
