כדי להפוך סיכומי פגישה למשימות ביומן, עושים חמישה דברים לפני שסוגרים את המסמך: מוציאים כל משימה, נותנים לה אחראי אחד, נותנים לה תאריך אחד, שמים אותה ביומן ומקשרים את הסיכום. שורה בלי אחראי ובלי תאריך היא רק משאלה.
בקצרה: רק שורות שמתחילות בפועל הופכות למשימות. כל משימה צריכה אחראי אחד, תאריך אחד והגדרה ברורה של "גמור", והיא נכנסת ליומן בשעה שמישהו באמת יעשה אותה. פעם בשבוע עוברים על הרשימה 10 דקות.
שלב 1: מפרידים בין משימות לכל השאר
קוראים את הסיכום פעם אחת ומסמנים כל שורה כאחד משלושה דברים:
- החלטה: "מעבירים את פוסטי ההשקה ליום שלישי." נשאר בסיכום.
- מידע: "הלקוח מעדיף קרוסלות." נשאר בסיכום.
- משימה: "לכתוב שלוש כיתובים לקרוסלה." זו הופכת למשימה.
המבחן פשוט. אם השורה לא מתחילה בפועל, היא עדיין לא משימה. "כיתובים לאינסטגרם" זה נושא. "לכתוב 3 כיתובים לאינסטגרם להשקה" זו משימה.
שלב 2: נותנים לכל משימה אחראי, תאריך ונקודת סיום
כאן רוב המשימות מהפגישות מתות. ל"הצוות יבדוק את זה" אין אחראי, אז אף אחד לא עושה.
| שדה | גרסה חלשה | גרסה חזקה |
|---|---|---|
| משימה | דברים באינסטגרם | לכתוב 3 כיתובים לקרוסלה להשקה |
| אחראי | הצוות | פריה |
| תאריך | בקרוב | יום חמישי, 14:00 |
| גמור כש | כשזה יהיה מוכן | הכיתובים ביומן כטיוטות |
אחראי אחד לכל משימה. אם יש שני אנשים מעורבים, מפצלים את המשימה לשתיים, ואז נוצרות שתי משימות.
שלב 3: שמים אותה ביומן, לא ברשימה
רשימת מטלות מספרת מה קיים. היומן מספר מתי תעשה את זה. שמים את המשימה בשעה שהיא תתבצע, לא רק בתאריך היעד שלה.
מעריכים בכנות. אם משימה לוקחת יותר משעתיים, מפצלים אותה: "לתכנן כיתובים" ביום רביעי, "לכתוב כיתובים" ביום חמישי. משימות קטנות מסתיימות, גדולות נדחות שוב ושוב.
שלוש טעויות שמפילות את השיטה
- האחראי הוא "הצוות". אם כולם אחראים, אף אחד לא. בוחרים אדם אחד, גם אם אחרים עוזרים.
- התאריך הוא "השבוע". שבוע זה שבע הזדמנויות לדחות. בוחרים יום, ואז שעה.
- המשימה נשארת רק בסיכום. סיכומים קוראים פעם אחת. את היומן פותחים כל יום, אז המשימה חייבת להיות שם.
שלב 4: מקשרים את הסיכום לעבודה
משימה בלי קונטקסט שולחת אנשים לשאול מה בדיוק התכוונו. מקשרים את סיכום הפגישה, הבריף או תיקיית הנכסים ישירות למשימה.
לצוותי סושיאל, היומן של Mydrop שומר את זה צמוד לעבודה. הערה ביומן יושבת ליד הפוסט המתוזמן עם נושא, חותמת זמן וטקסט שאפשר לערוך, ואותה הערה מופיעה גם במסך הבית. תזכורות יכולות לשאת קבצים מצורפים וסטטוס "גמור", ולחזור על עצמן כשהמשימה חוזרת, כמו דו"ח שבועי. את ההגדרה שלב אחרי שלב תמצא באיך להשתמש בהערות ביומן ב-Mydrop.
שלב 5: עוברים פעם בשבוע 10 דקות
פותחים את היומן כל יום שישי ומסתכלים על המשימות שיצאו מהפגישות. לכל משימה פתוחה בוחרים בדיוק דבר אחד:
- עושים אותה ומסמנים שגמור.
- מעבירים אותה לתאריך חדש, עם סיבה.
- מוחקים אותה. אם היא זזה פעמיים, כנראה שהיא אף פעם לא הייתה באמת עדיפות.
משיחת תכנון של 30 דקות לשש משימות ביומן
שיחת תכנון של 30 דקות מפיקה את הסיכום הזה. הנה למה הופכת כל שורה.
| שורה בסיכום | למה היא הופכת |
|---|---|
| "הלקוח רוצה יותר תוכן מאחורי הקלעים" | החלטה. נשאר בסיכום |
| "רילס עובדים להם יותר טוב" | מידע. נשאר בסיכום |
| "לתכנן 4 רילס מאחורי הקלעים" | משימה, אחראי: סם, יום שלישי 10:00, גמור כשיש 4 טיוטות ביומן |
| "לבדוק רישוי מוזיקה" | משימה, אחראי: פריה, יום רביעי, גמור כשהיא עונה בשרשור |
| "לשלוח ללקוח את תוכנית מרץ" | משימה, אחראי: סם, יום שישי 15:00, עם התוכנית מצורפת |
שתי החלטות, שלוש משימות, שלושה אחראים, שלושה תאריכים. זו פגישה שהפיקה עבודה.
השלב הבא: קח את סיכום הפגישה האחרון שלך ותריץ עליו עכשיו את שלב 1 ואת שלב 2. זה לוקח בערך חמש דקות. אם הצוות מתכנן תוכן ביומן משותף, התחל בחינם עם Mydrop ושם את המשימות ליד הפוסטים שאליהם הן שייכות.
ביקורת גוגל
ביקורת Trustpilot
Product Hunt comment
