הדרך הכי מהירה להפסיק להעמיס על צוות קריאייטיב היא לגרום לכל בקשה להגיע שלמה, למקום אחד, עם מאשר אחד בשם. מעצבים כמעט לא טובעים בעיצוב. הם טובעים בהבהרות: "איזה גודל?", "הקופי סופי?", "מי מאשר את זה?". טופס קליטה בדף אחד, שלושה מסלולי מיון וכלל זמן טיפול כתוב מורידים את רוב זה.
TLDR: מחליפים בקשות בצ'אט ובמייל בטופס אחד עם שבעה שדות חובה. ממיינים את מה שנכנס לשלושה מסלולים (תבנית, התאמה, חדש), נותנים לכל מסלול זמן טיפול, ומגבילים תיקונים לשניים. בקשות שמדלגות על הטופס מחכות.
שבעת השדות שכל בקשה חייבת לשאת
בקשה שלמה היא כזו שהמעצב יכול להתחיל לעבוד עליה בלי לשאול אף שאלה. תהפוך את השדות האלה לחובה, לא לרשות:
- מטרה. משפט אחד: מה הפוסט הזה אמור לגרום לאנשים לעשות או להבין?
- פלטפורמה ופורמט. "קרוסלת אינסטגרם, 1080 x 1350, 6 שקופיות", לא "הפוסט באינסטגרם".
- קופי סופי. כותרת, קפשן וכל שורת זכויות, כבר מאושרים.
- קבצי רפרנס. גרסת לוגו, צבעי מותג, דוגמה אחת שאתה אוהב.
- דדליין. תאריך ושעה, וגם הסלוט לפרסום שאליו מכוונים.
- מאשר. שם אחד. לא "הצוות".
- איפה זה נשמר אחר כך. המותג, הקמפיין והתיקייה שזה מתויק תחתם.
רוב הצוותים כבר מכירים את השדות האלה. מה שחסר להם זה שער. שימו את השער בטופס, לא בסבלנות של המעצב. אם שדה ריק, הטופס לא נשלח.
תשייך כל בקשה לאחד משלושה מסלולים
לא כל בקשה שווה אחר צהריים של מעצב. תשייך אותה למסלול ברגע שהיא מגיעה, עדיף על ידי אותו אדם כל יום:
| מסלול | מה זה | מי עושה | זמן טיפול טיפוסי |
|---|---|---|---|
| תבנית | פריסה מוכרת עם טקסט חדש או תמונה חדשה (כרטיס ציטוט, תאריך אירוע, אריח מוצר) | המבקש, מתוך תבנית נעולה | אותו יום, בלי מעצב |
| התאמה | נכס קיים שמשנים לו גודל, מתרגמים או חותכים מחדש לפלטפורמה אחרת | מעצב ג'וניור או האוטומציה | 1 עד 2 ימי עבודה |
| חדש | קונספט חדש, איור או וידאו | מעצב בכיר | 3 עד 5 ימי עבודה, בהזמנה מראש |
תתייחס לזמני הטיפול כאל מספרי פתיחה ותכוונן אחרי חודש של נתונים אמיתיים. הנקודה היא שהמבקש רואה את המסלול ואת ההמתנה עוד לפני שהוא שולח. בקשות דחופות מפסיקות להיות בלתי נראות כשהמסלול נושא מחיר גלוי.
אם רוב התור שלכם נוחת ב"תבנית" וב"התאמה", יש לכם בעיית כלים, לא בעיית כוח אדם. המדריך שלנו על אוטומציה של עריכות סושיאל חוזרות מסביר איך להוציא את שני המסלולים האלה לגמרי מהידיים של המעצבים.
הגבילו תיקונים ותנו שם למאשר
תיקונים אינסופיים הם המקור השני לעומס. שני כללים פותרים את רוב זה:
- שני סבבים, ואחר כך זו בקשה חדשה. סבב אחד לפידבק על התוכן, סבב שני לתיקונים קטנים. תכתוב את זה על הטופס כדי שאף אחד לא ירגיש נענש כשאוכפים את זה.
- מאשר אחד, מקום אחד לתגובות. פידבק שמתפזר בין מייל, צ'אט וצילומי מסך מחייב את המעצב לאחד אותו. תשאיר את התגובות על הפוסט עצמו. ב-Mydrop, אישורים ותגובות יושבים ליד תצוגת הפוסט, והלקוח או המנהל יכול לאשר בלי להתחבר דרך פורטל הלקוחות.
יעדי זמן טיפול שאפשר לשים בחוזה עם סוכנות או פרילנסר, תמצא בזמני טיפול קריאייטיביים לסוכנויות.
פרסמו מספר קיבולת שבועי
מעצבים מרגישים עומס כי הביקוש בלתי נראה עד שהוא נוחת. תפתור את זה בכך שתפרסם מספר אחד בכל יום שני: כמה סלוטים של "חדש" פתוחים השבוע. כשהסלוטים מלאים, הבקשה הבאה עוברת לשבוע הבא, או שהמבקש מחליף בקשה אחת באחרת.
לוח שבועי פשוט צריך רק ארבע עמודות: מבוקש, בתהליך, בבדיקה, נמסר. תעבור כל יום על הפריט הוותיק ביותר ב"בבדיקה", כי אישורים תקועים הם מה שגורם לצוות קריאייטיב להיראות איטי כשהוא בעצם ממתין.
תייקו עבודות גמורות איפה שהבקשה הבאה תמצא אותן
חלק מפתיע מהבקשות הוא אחרי משהו שכבר קיים. לפני שבקשה מתקבלת, הטופס צריך לשאול: "בדקת את הספרייה?". נכסים גמורים צריכים להיות מתויקים לפי מותג וקמפיין כדי שהבקשה הבאה תתחיל מהם. אם אתם בונים את הספרייה הזו עכשיו, איך מרכזים נכסי סושיאל בלי הבלגן הוא ההמשך. Mydrop שומר נכסים בספריית מדיה משותפת לכל מותג, עם חיבור ל-Canva ול-Google Drive, כך שקבצים מאושרים יושבים ליד הלוח שעליו יתוזמנו.
הקמה של 30 דקות לשבוע הזה
- תכתוב את שבעת השדות בטופס (כל כלי טפסים עובד).
- תגדיר את שלושת המסלולים וזמן טיפול לכל אחד.
- תודיע על כלל שני סבבי התיקונים ועל מספר הסלוטים השבועי.
- למשך שבוע, אל תקבל אף בקשה שמגיעה מחוץ לטופס.
הצעד הבא: תיקח את עשר הבקשות האחרונות שהמעצבים שלכם קיבלו ותספור כמה מהן היו עוברות את מבחן שבעת השדות. המספר הזה הוא חלק מזמן הצוות שלכם שאפשר לקחת בחזרה. אם אתם מנהלים כמה מותגים, התחילו בחינם עם Mydrop ותשמרו בקשות, אישורים ונכסים בסביבת עבודה אחת.
ביקורת גוגל
ביקורת Trustpilot
Product Hunt comment
